Google Workspace là gì? Công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp

Google Workspace, trước đây là G Suite, là nền tảng đám mây toàn diện giúp doanh nghiệp tăng cường năng suất qua các công cụ hợp tác, giao tiếp và quản lý công việc. Bộ ứng dụng bao gồm Gmail, Drive, Meet, Chat và các công cụ văn phòng như Docs, Sheets và Slides, tạo ra một môi trường làm việc thống nhất. Với các tính năng nổi bật như hợp tác thời gian thực, bảo mật nâng cao và trợ lý AI, Google Workspace tối ưu hóa sự phối hợp trong đội nhóm, quản lý tài liệu và hỗ trợ hội nghị video.

Nền tảng này phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, cung cấp email tùy chỉnh theo tên miền, lưu trữ đám mây và quyền kiểm soát quản trị. Các bản cập nhật định kỳ mang đến tính năng sáng tạo, giúp doanh nghiệp luôn cập nhật với xu hướng chuyển đổi số. Hướng dẫn này sẽ giới thiệu chi tiết các tính năng, gói dịch vụ và quy trình đăng ký, giải đáp các câu hỏi thường gặp để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất công việc.

1. Google Workspace là gì?

Google Workspace là bộ công cụ hợp tác và làm việc trực tuyến của Google, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc. Nó tích hợp các ứng dụng như Gmail, Drive, Docs, Calendar và Meet, cho phép chia sẻ tài liệu và họp trực tuyến thuận tiện, bảo mật hơn so với các giải pháp truyền thống. Là nền tảng đám mây, Google Workspace hỗ trợ làm việc nhóm mọi lúc, mọi nơi, giúp nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực. Nhờ đó, Google Workspace tối ưu hóa năng suất và khả năng hợp tác cho doanh nghiệp.

Google Workspace, trước đây gọi là G Suite, được ra mắt lần đầu tiên vào năm 2006 dưới tên Google Apps for Your Domain. Ban đầu, nó chỉ cung cấp các công cụ cơ bản như Gmail, Google Calendar và Google Docs cho các tổ chức. Sau nhiều lần cải tiến và bổ sung tính năng mới, Google đã đổi tên thành G Suite vào năm 2016, rồi tiếp tục thay đổi thành Google Workspace vào năm 2020. Sự thay đổi này phản ánh sự phát triển của các công cụ hợp tác và làm việc trực tuyến, hướng đến việc hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

2. 6 ứng dụng được tích trong Google Workspace phổ biến nhất

Google Workspace cung cấp một loạt các ứng dụng mạnh mẽ, giúp tối ưu hóa công việc và cải thiện khả năng hợp tác trong doanh nghiệp. Dưới đây là 6 ứng dụng phổ biến nhất, giúp quản lý email, tài liệu, cuộc họp và giao tiếp nhóm hiệu quả.

2.1. Gmail

Google Workspace cung cấp phiên bản Gmail được tùy chỉnh cho doanh nghiệp với tên miền riêng, dung lượng lưu trữ lớn và tích hợp nền tảng để quản lý email hiệu quả.

2.2. Google Drive

Được tích hợp với Google Docs, Sheets và Slides, Google Drive cung cấp không gian lưu trữ trực tuyến để lưu trữ và chia sẻ tệp tin và tài liệu trên đám mây. Người dùng có thể truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào và chia sẻ nhanh chóng với người khác.

2.3. Google Meet

Đây là dịch vụ họp trực tuyến của Google, cho phép người dùng tổ chức cuộc họp video và âm thanh với đồng nghiệp từ xa. Meet cung cấp tính năng chia sẻ màn hình, chức năng ghi âm và ghi chú, cũng như tích hợp với Google Calendar để lên lịch và tham gia cuộc họp dễ dàng.

2.4. Google Chat

Đây là ứng dụng giao tiếp trong nhóm của Google, cho phép người dùng gửi tin nhắn trực tiếp, chia sẻ tệp tin và thực hiện cuộc trò chuyện nhóm. Chat tích hợp tính năng hội thoại video và âm thanh thông qua Google Meet.

2.5. Bộ công cụ văn phòng Google Docs – Sheet – Form – Slide

Đây là các ứng dụng văn bản, bảng tính và trình chiếu trực tuyến của Google, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình trực tiếp trên trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm.

2.6. Google Calendar

Lịch Google cho phép người dùng quản lý thời gian, lên kế hoạch sự kiện và chia sẻ lịch làm việc với đồng nghiệp. Nó cũng tích hợp thông báo và nhắc nhở để giúp người dùng không bỏ lỡ các cuộc họp và sự kiện quan trọng.

3. 4 gói Google Workspace và chi phí của từng gói

Google Workspace cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với quy mô và nhu cầu của các doanh nghiệp. Người dùng có thể đăng ký dùng thử miễn phí 14 ngày, sau đó chọn một trong 4 gói dịch vụ sau:

1. Gói Business Starter

Chi phí: 3 USD/người dùng/tháng, dành cho doanh nghiệp nhỏ.
Tính năng: Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, và các công cụ khác. Hỗ trợ cuộc họp trực tuyến tối đa 100 người, 30 GB bộ nhớ gộp/người dùng.

2. Gói Business Standard

Chi phí: 7,2 USD/người dùng/tháng.
Tính năng: Cuộc họp trực tuyến đến 150 người, bảo mật và quản lý tài khoản nâng cao, 2 TB bộ nhớ gộp/người dùng.

3. Gói Business Plus

Chi phí: 18 USD/người dùng/tháng.
Tính năng: Tính năng eDiscovery cho Gmail và Google Drive, cuộc họp đến 500 người, 5 TB bộ nhớ gộp/người dùng, bảo mật cao cấp.

Gói Enterprise

Chi phí: Liên hệ với bộ phận bán hàng của Google để biết chi tiết.
Tính năng: Cuộc họp lên đến 1000 người, bảo mật mạnh mẽ, quản lý quyền truy cập linh hoạt, 5 TB bộ nhớ gộp/người dùng, và có thể mở rộng thêm.

Lưu ý: Các gói tính phí theo chu kỳ thanh toán hàng năm.

4. Cách đăng ký Google Workspace

Trước khi đăng ký Google Workspace, bạn cần chuẩn bị:

Tên miền website của doanh nghiệp.
Thông tin quản lý DNS.
Danh sách email nhân viên.
Số điện thoại và email liên hệ.

Để đăng ký, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập https://workspace.google.com và bắt đầu dùng thử miễn phí.

Bước 2: Nhập thông tin doanh nghiệp, số lượng nhân viên và nhấn “Tiếp theo.”

Bước 3: Điền thông tin liên hệ, chọn sở hữu hoặc không sở hữu tên miền, nhập tên miền và tiếp tục.

Bước 4: Đặt tên đăng nhập, tick vào ô “I’m not a robot”, nhấn “Đồng ý” và hoàn tất việc tạo tài khoản Google Workspace và cài đặt ban đầu.

5. Câu hỏi thường gặp về Google Workspace

5.1. So sánh Google Workspace với Microsoft 365?

Google Workspace nổi bật nhờ giao diện trực quan, tích hợp AI Gemini, chi phí hợp lý và khả năng cộng tác thời gian thực, phù hợp cho cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và nhóm làm việc từ xa. Microsoft 365 mạnh về bảo mật, quản lý thiết bị, ứng dụng desktop và phù hợp với doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu bảo mật cao hơn. Workspace ưu tiên làm việc trên nền tảng web, còn Microsoft 365 hỗ trợ cả ứng dụng desktop truyền thống.

5.2. Google Workspace có tích hợp AI không? (ví dụ Gemini cho Google Workspace)

Có, Google Workspace đã tích hợp AI Gemini trên tất cả các gói Business và Enterprise, giúp tự động tóm tắt email, soạn thảo nội dung, ghi chú cuộc họp, phân tích dữ liệu và hỗ trợ sáng tạo trong các ứng dụng như Gmail, Docs, Sheets, Meet. Tính năng này giúp tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian cho người dùng. Ví dụ, bạn có thể dùng Gemini để tự động ghi chú trong Google Meet hoặc tạo bảng tính thông minh trong Sheets.

5.3. Dung lượng lưu trữ của Google Workspace là bao nhiêu?

Dung lượng lưu trữ Google Workspace tùy theo gói:

Starter có 30GB/người
Standard 2TB/người
Plus 5TB/người
Enterprise có thể tùy chỉnh không giới hạn

Các mức này đáp ứng đa dạng nhu cầu từ cá nhân đến doanh nghiệp lớn. Ví dụ, doanh nghiệp nhỏ chọn Standard sẽ có 2TB/người, đủ cho lưu trữ tài liệu, email và dữ liệu nhóm.

5.4. Google Workspace có thể sử dụng trên điện thoại/máy tính bảng không?

Có, Google Workspace hỗ trợ đầy đủ trên điện thoại và máy tính bảng qua các ứng dụng như Gmail, Drive, Docs, Sheets, Meet, Calendar… trên iOS và Android. Người dùng có thể làm việc, cộng tác và quản lý tài liệu mọi lúc mọi nơi. Ví dụ, bạn dễ dàng chỉnh sửa tài liệu Google Docs trên điện thoại khi di chuyển.

5.5. Cách gia hạn hoặc nâng cấp gói Google Workspace như thế nào?

Để gia hạn hoặc nâng cấp, truy cập Admin Console, vào mục Billing > Subscriptions, chọn nâng cấp hoặc đổi gói phù hợp, xác nhận thông tin thanh toán và hoàn tất. Khi nâng cấp, các tính năng và dung lượng mới sẽ được kích hoạt ngay. Ví dụ, nâng từ Standard lên Plus sẽ tăng dung lượng và bổ sung tính năng bảo mật.

6. Tổng kết

Thông qua bài kiến thức trên đây, mong rằng bạn đã hiểu được Google Workspace là gì? Tính năng và các gói dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Đừng quên liên tục theo dõi trang Dchannel thuộc hệ thống cửa hàng Di Động Việt để cập nhật mọi thứ mới nhất về công nghệ hiện nay nhé. Xin chân thành gửi lời cám ơn rất nhiều tới các bạn vì đã đọc qua bài viết này của mình.

Khi lựa chọn Di Động Việt, khách hàng sẽ nhận được “CHUYỂN GIAO GIÁ TRỊ VƯỢT TRỘI” hơn cả chính hãng. Chúng tôi luôn tận tâm và trách nhiệm trong việc mang đến các giá trị và lợi ích cao nhất cho mỗi khách hàng. Đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người dùng khi sử dụng sản phẩm chính hãng với giá hợp lý. Ngoài ra, bạn có thể nhấn nút bên dưới để theo dõi những ưu đãi hấp dẫn nhất đến từ Di Động Việt nhé!

NHANH TAY NHẬN NGAY ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT TẠI ĐÂY!

Xem thêm:

Di Động Việt