Cách sử dụng Google Drive trên máy tính, điện thoại hiệu quả nhất cho người mới bắt đầu

Google Drive, hệ thống lưu trữ trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến rộng rãi nhờ vào tính tiện ích cũng như độ bảo mật cao. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được tất cả các tính năng của nó và biết cách sử dụng. Để khám phá chi tiết về các tính năng của dịch vụ lưu trữ này, đừng bỏ qua bài viết cách sử dụng Google Drive trên máy tính, điện thoại nhé.

1. Trước khi biết cách sử dụng Google Drive thì đây là những điều cần biết

Nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng Google Drive, có lẽ bạn sẽ chưa hiểu rõ về tính năng cũng như cách sử dụng của nó. Và trước khi biết về cách sử dụng Google Drive, bạn cần tìm hiểu một số điều dưới đây để nắm tổng quan về dịch vụ  lưu trữ dữ liệu trực tuyến đến từ nhà Google này.

1.1. Cách tạo tài khoản Google Drive

Để có tài khoản Google Drive, bạn cần có tài khoản Google hoặc Gmail. Nếu bạn chưa có tài khoản Google hay thì có thể tạo tài khoản. Cách tạo tài khoản hay cách xóa tài khoản Google đơn giản cũng không mất nhiều thời gian. Đây là thao tác cơ bản và đầu tiên trước khi bạn hiểu về các cách sử dụng Google Drive nâng cao. Nó khá đơn giản và dễ thực hiện, bạn có thể làm theo các bước sau đây nhé.

Bước 1: Các bạn truy cập Google Drive > Nhấp chọn Truy cập Google Drive.

cách sử dụng google drive
Các bạn truy cập Google Drive > Nhấp chọn Truy cập Google Drive.

Bước 2: Bấm Tạo tài khoản sau đó chọn Cho bản thân tôi.

cách sử dụng google drive
Tạo tài khoản sau đó chọn Cho bản thân tôi

Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin của bạn theo yêu cầu và nhấn Tiếp theo

cách sử dụng google drive
Điền đầy đủ các thông tin

Bước 4: Nhập mã xác minh mà Google gửi cho bạn thông qua số điện thoại. Chọn Xác minh để tiếp tục thao tác.

cách sử dụng google drive
Nhập mã xác minh mà Google gửi cho bạn thông qua số điện thoại.

Bước 5: Cuối cùng, chấp nhận các điều khoản của Google bằng cách chọn Tôi đồng ý.

cách sử dụng google drive
Chấp nhận các điều khoản của Google bằng cách chọn Tôi đồng ý

1.2. Google Drive lưu trữ và đọc những tập tin nào?

  • Google Drive có thể lưu trữ và định dạng những tập tin sau đây: 
  • Tệp nén (.ZIP, .RAR, tar, gzip).
  • Định dạng âm thanh (MP3, MPEG, WAV, .ogg).
  • Tệp hình ảnh (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP).
  • Tệp đánh dấu/mã (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS).
  • Tệp văn bản (.TXT).
  • Tệp video (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV, .ogg).
  • Adobe Photoshop (psd, pdd, psdt).
  • Apple Pages (công cụ soạn thảo của Apple).
  • Autodesk AutoCAD.
  • PostScript.
  • Fonts chữ.

1.3. Google Drive sử dụng được trên thiết bị, nền tảng nào?

Ngoài cách sử dụng Google Drive ra, chắc hẳn bạn cũng sẽ thắc mắc liệu nó sẽ hoạt động được trên thiết bị nào, nền tảng nào. Và câu trả lời là Google Drive có thể hoạt động trên điện thoại, máy tính, máy tính bảng hoặc các nền tảng như là Windows, macOS, Web, ứng dụng trên Chrome,…

1.4. Dung lượng miễn phí bao nhiêu? Giá gói nâng cấp

Google Drive sẽ cho phép bạn sử dụng dung lượng là 15GB. Nếu bạn có nhu cầu cao, bạn có thể sử dụng gói nâng cấp. Chi phí này được trả theo tháng, với 100GB dung lượng bạn phải trả 45.000VNĐ/tháng (hoặc 450.000đ/năm)

cách sử dụng google drive

Ngoài ra, còn có thêm các gói dưới đây:

Gói100 GB200 GB2 TB10 TB20 TB30 TB
1 Tháng45.000 VND69.000 VND225.000 VND2.250.000 VND4.500.000 VND6.750.000 VNĐ
1 Năm 450.000 VND690.000 VND2.250.000 VNDKHÔNG HỖ TRỢKHÔNG HỖ TRỢ KHÔNG HỖ TRỢ

1.5. Cách tải dữ liệu lên Google Drive

Cách sử dụng Google Drive cơ bản chính nhất là bạn phải biết cách làm thế nào để tải dữ liệu lên Drive của bạn. Để tải dữ liệu lên, bạn chỉ cần làm các bước sau:

Bước 1: Vào thư mục bạn muốn tải lên dữ liệu, chọn Mới.

cách sử dụng google drive
Vào thư mục bạn muốn tải lên dữ liệu, chọn Mới

Bước 2: Ở đây bạn có 2 lựa chọn:

Tải tệp lên: Bạn chỉ upload tập tin cần thiết, hạn chế của nó là khó trong khâu tìm kiếm và quản lý file.

cách sử dụng google drive

Tải thư mục lên: Drive sẽ tải lên thư mục có sẵn trong máy tính hay laptop của bạn. Sau khi tải lên, thư mục sẽ hiện lên như trong máy tính của bạn, và để tải cả thư mục bạn phải mất thời gian để chờ load xong.

Bước 3: Chọn tập tin, thư mục bạn muốn tải và chọn Open.

cách sử dụng google drive
Chọn tập tin, thư mục bạn muốn tải và chọn Open, chọn tập tin, thư mục bạn muốn tải và chọn Open

Bước 4: Chờ việc tải lên hoàn tất. Bạn không được tắt trang Google Drive trong quá trình tải. 

1.6. Cách tạo tập tin, tài liệu mới

Bên cạnh việc tải tài liệu lên Drive, người dùng cũng cần phải biết cách tạo tập tin và tài liệu mới. 

Bước 1: Chọn biểu tượng dấu “+” trên màn hình > Chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo.

Bước 2: Một tài liệu trống sẽ hiện ra và bạn có thể bắt đầu thao tác trên tài liệu đó. Vậy là bạn có thể tạo được tập tin, dữ liệu mới qua thao tác cực đơn giản.

1.7. Chia sẻ tập tin, File làm việc với người khác

Khi học cách sử dụng Google Drive không thể bỏ qua cách làm thế nào để chia sẻ tập tin/ thư mục với người khác. Để thực hiện được bạn chỉ cần tiến hành theo các bước sau.

Bước 1: Truy cập vào tài khoản Google Drive cá nhân. Click chuột phải vào dữ liệu muốn chia sẻ và chọn Share (Chia sẻ)

cách sử dụng google drive
Truy cập vào tài khoản Google Drive cá nhân. Click chuột phải vào dữ liệu muốn chia sẻ và chọn Share (Chia sẻ)

Bước 2: Tiếp theo nhấn vào Get shareable link (Nhận liên kết có thể chia sẻ được).

cách sử dụng google drive
Tiếp theo nhấn vào Get shareable link (Nhận liên kết có thể chia sẻ được)

Bước 3: Sau đó, trong giao diện sẽ xuất hiện link chia sẻ dữ liệu với mặc định ai cũng có thể xem được liên kết này (Anyone with the link can view). Bạn nhấn vào Copy link để sao chép link chia sẻ dữ liệu trên Google Drive. Bạn chỉ cần gửi link chia sẻ này tới bất cứ ai để họ có quyền truy cập vào dữ liệu

cách sử dụng google drive
Bạn nhấn vào Copy link để sao chép link chia sẻ dữ liệu trên Google Drive

Bước 4: Nếu bạn muốn chia sẻ dữ liệu cho một ai đó, hãy nhập tên tài khoản của họ vào thanh People bên dưới. Nhập địa chỉ email của người muốn chia sẻ dữ liệu. Nếu bạn muốn nói gì có thể viết lời nhắn tới những người được chia sẻ.

cách sử dụng google drive
Nếu bạn muốn chia sẻ dữ liệu cho một ai đó, hãy nhập tên tài khoản của họ vào thanh People bên dưới.

Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh quyền hạn của những người được chỉ định chia sẻ dữ liệu, bao gồm Có thể chỉnh sửa dữ liệu, Có thể viết bình luận vào dữ liệuChỉ có thể xem dữ liệu.

1.8. Hướng dẫn hợp tác nhóm cho công việc

Một tính năng tiện ích nữa ở Google Drive chính là bạn có thể hợp tác làm việc nhóm. Vì thế, để tìm hiểu cách sử dụng Google Drive cho người mới bắt đầu, bạn cần biết cách hợp tác nhóm cho công việc.

cách sử dụng google drive
Hướng dẫn hợp tác nhóm cho công việc

Để xem thông tin tệp, bạn hãy nhấn chuột trái vào biểu tượng chữ i bên góc phải màn hình hoặc nhấn chuột phải vào tệp > Xem chi tiết.

Nếu có một file báo cáo, bạn muốn chia sẻ đến tất cả các thành viên trong nhóm. Bạn có thể tận dụng tính năng công việc nhóm trên Google Drive để dễ quản lý, bạn cũng có thể biết rõ ngày giờ của học sinh nào nộp bài, số lần chỉnh sửa, góp ý,…

1.9. Cách tìm hoặc khôi phục một tệp

Nếu không tìm được tệp trong Google Drive, bạn có thể sử dụng những mẹo sau để cố gắng khôi phục các tệp đó. Nếu cho rằng ai đó đã truy cập vào Google Drive mà không được bạn cho phép, thì bạn nên thực hiện các bước để giúp tài khoản của mình an toàn hơn.

Để tìm một tệp, bạn có thể nhập cụm từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm. Bạn chỉ có thể tìm các tệp được lưu trữ trong Drive của tôi.

Nếu bạn lỡ xóa nhầm một tệp, bạn có thể khôi phục tệp đó với các thao tác sau đây:

Bước 1: Truy cập vào thùng rác của Google Drive (drive.google.com/drive/trash)

Bước 2: Nhấn chuột phải vào tệp mà bạn muốn khôi phục và nhấp vào Khôi phục.

cách sử dụng google drive
Nhấn chuột phải vào tệp mà bạn muốn khôi phục và nhấp vào Khôi phục

Bước 3: Lúc này, bạn có thể tìm thấy các tệp đã khôi phục ở vị trí ban đầu. Còn nếu vị trí ban đầu không còn tồn tại, hãy tìm trong “Drive của tôi”.

1.10. Cách sử dụng tệp Google Drive khi không có mạng

Để tìm hiểu toàn diện về cách sử dụng Google Drive, bạn cần phòng hờ trường hợp đang sử dụng Google Drive thì lại bị mất điện hoặc mất mạng. 

Bước 1: Truy cập Google Tài tài liệu ngoại tuyến 

cách sử dụng google drive
Truy cập Google Tài tài liệu ngoại tuyến 

Bước 2: Thêm vào Chrome để cài đặt tiện ích.

cach du dung google drive khi khong co mang b2 didongviet

Bước 3: Truy cập vào Cài đặt của Google Drive.

cách sử dụng google drive
Truy cập vào Cài đặt của Google Drive

Bước 4: Chọn vào Cài đặt.

cach du dung google drive khi khong co mang b4 didongviet
Chọn vào Cài đặt.

Bước 5: Kích hoạt tính năng sử dụng ngoại tuyến.

1.11. Cách sắp xếp các tệp trong Drive

Bạn nên chú ý sắp xếp tệp trong Drive để dễ dàng trong việc quản lý các tệp, đây cũng là một trong những cách sử dụng Google Drive. Trước tiên, bạn cần tạo thư mục mới bạn chọn “+ mới”, chọn Thư mục rồi kéo thả tệp/thư mục liên quan vào thư mục mới tạo. 

cách sử dụng google drive
Trước tiên, bạn cần tạo thư mục mới bạn chọn “+ mới”, chọn Thư mục rồi kéo thả tệp/thư mục liên quan vào thư mục mới tạo.

Còn một cách khác để sắp xếp các tệp, thư mục trong Drive là đánh “Dấu sao” với những tệp và thư mục quan trọng. Bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào tệp/thư mục rồi chọn “Thêm vào thư mục có gắn dấu sao”. Tất cả các tệp đã đánh dấu sao sẽ hiển thị tại cột trái màn hình trong phần “Có gắn dấu sao”.

cách sử dụng google drive
Đánh “Dấu sao” với những tệp và thư mục quan trọng

1.12. Hướng dẫn chỉnh sửa bố cục xem Drive

Trên Google Drive sẽ có hai dạng bố cục xem tệpthư mục có thể chuyển đổi linh hoạt giữa 2 bố cục bằng cách nhấn vào biểu tượng khoanh vùng đỏ: 

Bố cục lưới: Bố cục giúp phóng to các nội dung bên trong thư mục hay tập tin.

Bố cục danh sách: Với bố cục này tổng quan thông tin tệp, bao quát số lượng tập tin, thư mục cùng lúc.

cách sử dụng google drive

1.13. Google Drive có các chức năng tuyệt vời của Excel

Bên cạnh cách sử dụng Google Drive qua soạn thảo văn bản, bạn cũng có thể sử dụng với những tính năng tuyệt vời như của Excel. Trong Google Drive có Google Sheet với những tính năng tương tự Excel như tính năng kẻ vẽ, chèn biểu đồ, nhập số liệu. Đồng thời, các hàm như Vlookup, Sum cũng được dùng như với Microsoft Excel, vì thế cấu trúc và cách dùng hàm Vlookup hay Sum đều giống nhau.

cách sử dụng google drive

Đặc biệt, bạn sẽ không lo dữ liệu bị mất khi tình trạng máy bị tắt ngang hay có sự cố gì vì dữ liệu sẽ tự lưu trong khi bạn làm.

2. Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive chi tiết Từ A đến Z cho người mới

Cách sử dụng Google Drive trên điện thoại và máy tính khá khác nhau. Vì thế, bạn hãy theo dõi cách sử dụng Google Drive qua từng thiết bị nhé.

2.1. Cách sử dụng Google Drive trên máy tính

Bước 1: Vào thư mục bạn muốn tải lên dữ liệu, chọn Mới.

cách sử dụng google drive
Vào thư mục bạn muốn tải lên dữ liệu, chọn Mới.

Bước 2: Tại đây bạn có 2 lựa chọn:

cách sử dụng google drive

Tải tệp lên: Chỉ upload tập tin

Tải thư mục lên: Drive sẽ tải lên thư mục có sẵn trong máy tính của bạn

Bước 3: Chọn tập tin, thư mục bạn muốn tải lên và chọn Open.

Bước 4: Chờ việc tải tệp lên hoàn tất. Lưu ý không được tắt trang Google Drive trong quá trình tải.

2.2. Cách sử dụng Google Drive trên điện thoại

Bước 1: Đầu tiên, bạn phải mở ứng dụng Google Driveđăng nhập tài khoản

cách sử dụng google drive
Bạn phải mở ứng dụng Google Driveđăng nhập tài khoản

Bước 2: Chọn biểu tượng dấu cộng (+)góc phải bên dưới màn hình. 

cách sử dụng google drive
Chọn biểu tượng dấu cộng (+)góc phải bên dưới màn hình. 

Bước 3: Lúc này, bạn có 3 sự lựa chọn

cách sử dụng google drive

Thư mục: Drive sẽ tải lên thư mục có sẵn trong điện thoại của bạn. Khi đã tải lên, Drive sẽ chứa một thư mục đầy đủ các tập tin giống trong điện thoại của bạn.

Tải lên: Chỉ tải những tập tin được chọn.

Quét: Drive sẽ truy cập vào máy ảnh trên điện thoại và bạn có thể chụp tài liệu cần thiết để lưu trữ. Các bức ảnh bạn chụp sẽ được chuyển thành file pdf lưu trữ trên Drive. Sau đó, bạn lựa chọn Tải lên.

Bước 4: Chọn tập tin muốn tải, Drive sẽ tự động tải file lên.

3. Tổng kết cách sử dụng Google Drive 

Vậy là qua bài viết trên, chúng ta đã cùng tìm hiểu cách sử dụng Google Drive hiệu quả cho người mới từ A đến Z. Hy vọng bạn có thể áp dụng và thành công. Hy vọng bạn đã nắm được những bước cơ bản và sẵn sàng áp dụng ngay khi cần để sử dụng thông thạo được tất cả tính năng, tiện ích của Google Drive.

Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm các thủ thuật hay ho hoặc những tin tức công nghệ hấp dẫn khác, bạn có thể theo dõi những bài viết tiếp theo của Di Động Việt. Cảm ơn đã dành thời gian đọc bài của mình.


Xem thêm:


Di Động Việt

5/5 - (1 bình chọn)

Bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.