Cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel và các ví dụ chi tiết nhất

Hàm VLOOKUP trong Excel có chức năng tìm kiếm và lấy thông tin tại một vị trí khác một cách nhanh chóng. Chính vì thế, đây chính là hàm được không ít người đi làm sử dụng bởi nó cực kỳ hữu hiệu cho nhiều công việc. Dưới đây là chi tiết cách dùng hàm VLOOKUP cũng như các minh hoạ đi kèm dễ hiểu.

1. Hàm VLOOKUP là gì?

Hàm VLOOKUP sẽ giúp cho người dùng có thể tra cứu thông tin trong một bảng tính dựa trên cột hàng dọc và nhận kết quả dựa trên hàng ngang tương ứng.

Người ta thường áp dụng VLOOKUP trên thực tế để dò tìm được tên và giá của sản phẩm, số lượng tồn kho dựa vào mã sản phẩm hoặc mã vạch hoặc lấy thông tin tên, cấp bậc của nhân viên dựa trên các số liệu nhất định.

Trong khi đó, nếu mọi người đang cần dò ra thông tin theo hàng ngang và muốn kết quả trả về theo cột thì mọi người chuyển sang sử dụng hàm HLOOKUP.

Trong thuật ngữ LOOKUP, “Look Up” ở đây có nghĩa là tìm kiếm trong tiếng Anh, “V” là chữ cái đầu của từ “Vertical” có nghĩa là theo chiều dọc và “H” đại diện cho “Horizontal” tức là theo chiều ngang.

2. Cú pháp của VLOOKUP trong Excel và Google Sheets

Công thức chính xác của hàm VLOOKUP Excel là:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó là:

Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm. Bạn có thể nhập trực tiếp giá trị vào hay chọn ô tham chiếu có trên bảng tính.
Table_array: Bảng giới hạn phục vụ tra cứu.
Col_index_num: Số thứ tự của cột nằm trên bảng cần tìm kiếm dữ liệu, được tính từ bên trái sang phải.
Range_lookup: Tìm kiếm tương đối hoặc tìm kiếm chính xác với bảng giới hạn. Nếu người dùng không điền thì Excel tự mặc định là 1.

Dò tìm tương đối: Range_lookup = 1 (TRUE)

Dò tìm chính xác: Range_lookup = 0 (FALSE)

3. Ví dụ về hàm VLOOKUP đơn giản

Ví dụ: Ta có đề bài:

Hãy xếp loại học sinh dựa trên học lực theo thứ hạng là yếu, trung bình, khá, giỏi,… theo như 2 bảng được cho sẵn ở bên dưới và áp dụng hàm VLOOKUP trong Excel để tra cứu thông tin.

Chúng ta sẽ có công thức của hàm VLOOKUP là như sau: =VLOOKUP(B2,$E$2:$G$9,2,0). Trong đó gồm:

B2: Giá trị cần tra cứu
$E$2:$G$9: Bảng đối chiếu giá trị (đã được cố định)
2: Vị trí cột cần tra cứu
0: Chọn giá trị tuyệt đối để tra cứu

Dưới đây sẽ là kết quả nhận được:

Tại đây, có lỗi #N/A xuất hiện do giá trị so sánh được lấy tuyệt đối. Điều này nghĩa là giá trị muốn tìm là những số nguyên dương trong khoảng từ 1 tới 10, không chấp nhận bất kì số nào ở trong khoảng hay có chứa dấu phẩy.

Ví dụ: Mình điền vào là 0 hay FALSE vào công thức thì là kết quả nhận với trả về giá trị 9 chứ giá trị 9,5 là không được chấp nhận.

Do đó, mọi người lúc chọn điều kiện cho giá trị hiện ra cần lưu ý là nó tương đối hay tuyệt đối để chắc chắn rằng kết quả tìm kiếm được chính xác theo mong muốn.

Sau khi đã chỉnh sửa lại công thức thì ta có được công thức chính xác là dưới đây:

4. Các lưu ý khi dùng hàm VLOOKUP trong Excel

Như mọi người đã thấy, hàm VLOOKUP nếu nhập sai công thức hoặc không biết dùng thì có thể gây ra nhiều lỗi và trả về kết quả không như mong muốn. Do đó, một số lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn dùng được hàm này thuần thục hơn.

4.1. Dùng tham chiếu tuyệt đối

Khi chúng ta copy công thức của hàm VLOOKUP, bạn hãy áp dụng tham chiếu tuyệt đối lên phần Table_array hoặc Lookup_value. Cách thực hiện đó là chúng ta đặt biểu tượng đô la ($) ở phía trước hàng và cột để công thức không bị sửa đổi khi sao chép qua ô khác.

Ví dụ: Dưới đây mình có công thức trong ô C13 là: =VLOOKUP(B13,$B$2:$C$10,2,0). Công thức khi sao chép qua ô C4 thì phần Table_array vẫn không thay đổi.

Trong trường hợp bạn không sửa đổi nó thành tham chiếu tuyệt đối, mục Table_array hay Lookup_value sẽ bị sửa đổi và kết quả tra cứu bị không chính xác.

Ví dụ: Dưới đây mình có công thức được đặt ở ô C13 là: =VLOOKUP(B13,B2:C10,2,0). Vì thế, nếu copy nó vào ô C4 thì mục Table_array sẽ bị đổi như trong công thức này: =VLOOKUP(B14,B3:C11,2,0).

4.2. Không lưu trữ giá trị số ở dạng văn bản

Trong trường hợp trong Table_array có phần dữ liệu số đang được đặt ở dạng văn bản còn Lookup_value được đặt dạng số thì hàm VLOOKUP trong Excel sẽ đưa ra lỗi #N/A.

Theo hình minh hoạ bên dưới, dữ liệu nằm trong ô A2:A5 được thiết lập theo dạng văn bản nhưng Lookup_value trong ô A8 lại đang đặt dưới dạng số.

Khi đó, mọi người sẽ cần chuyển định dạng của ô A2:A5 qua thành dạng số và kết quả hàm trả về là bình thường.

4.3. Bảng dò có các giá trị trùng

Trong trường hợp bảng biểu của mọi người sở hữu nhiều giá trị bị trùng thì khi đó hàm VLOOKUP Excel sẽ đưa ra kết quả đầu mà nó tra cứu được từ trên xuống dưới.

Ví dụ: Theo hình dưới đây, ta có 2 giá trị tương ứng với loại trái cây Táo lần lượt là 97 với 23. Lúc này, kết quả nhận được từ hàm VLOOKUP sẽ là 97 vì đó chính là giá trị đầu tiên trong bảng mà nó tra cứu ra.

Lúc này, có 2 cách để khắc phục là:

Phương án 1: Nếu chúng ta cần bỏ đi giá trị đang bị trùng lặp, hãy bôi đen bảng tra cứu > Bấm chọn Data > Bấm vào Remove Duplicates.

Phương án 2: Dùng Pivot Table để lọc lại danh sách những kết quả hiển thị.

5. Các lỗi hay phát sinh khi dùng hàm VLOOKUP Excel

Hàm VLOOKUP là hàm phổ biến trong Excel và được rất nhiều người dùng. Tuy nhiên, nó hay phát sinh lỗi nếu bạn sử dụng không cẩn thận. Hãy cùng tham khảo 1 số lỗi của hàm VLOOKUP trên Excel đưới đây để cùng rút kinh nghiệm và không mắc phải nhé.

5.1. Lỗi #N/A

Hàm VLOOKUP có một điều ràng buộc đó là chỉ tìm được những giá trị tại cột nằm ngoài cùng ở phía bên trái ở Table_array. Nếu không được đáp ứng thì nó sẽ hiện ra lỗi #N/A. Khi đó, giải pháp của chúng ta đó là dùng hàm INDEX kết hợp cùng hàm MATCH trong Excel.

Ví dụ: Như hình ở dưới, chúng ta có Table_array là A2:C10 nên cột A sẽ được hàm VLOOKUP dò tìm. Để khắc phục lỗi này, mọi người chỉ cần sửa đổi mục Table_array sang B2:C10 thì hàm sẽ tự động tra cứu ở cột B.

Bên cạnh đó, nếu hàm tra cứu không ra kết quả đúng thì cũng sẽ hiện ra lỗi #N/A vì dữ liệu trong Table_array là không có. Khi đó, bạn áp dụng hàm IFERROR để có thể sửa đổi #N/A qua giá trị khác.

Ví dụ: Theo hình minh hoạ ở dưới, “Rau muống” không xuất hiện ở bảng tra cứu nên hàm VLOOKUP không tìm ra được.

Còn nếu mọi người vẫn đảm bảo là có dữ liệu trong Table_array công thức đồng thời hàm không dò ra, hãy kiểm lại xem những ô dữ liệu tham chiếu tới để chắc chắn chúng không chứa khoảng cách ẩn hay ký tự không in. Chưa hết, mọi người hãy chắc là những ô dữ liệu bám sát đúng định dạng yêu cầu.

5.2. Lỗi #REF!

Nếu như Col_index_num cao hơn số cột tại Table_array thì hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #REF! Khi đó, mọi người hãy kiểm tra lại công thức nhằm chắc chắn là Col_index_num phải bằng hay nhỏ hơn số cột có tại Table_array.

Ví dụ như hình dưới, Col_index_num là 3 còn Table_array là B2:C10 thì chỉ chứa 2 cột.

5.3. Lỗi #VALUE!

Trong trường hợp Col_index_num trong công thức < 1 thì hàm VLOOKUP Excel đưa về lỗi #VALUE!.

Trong phần Table_array, cột 1 chính là cột tra cứu còn cột 2 là cột đầu tiên nằm bên tay phải của cột tra cứu đó,… Do đó, nếu gặp vấn đề này thì mọi người check lại phần Col_index_number tại công thức.

Ví dụ: Phần Col_index_num là 0 như hình dưới đây nên sẽ phát sinh ra lỗi #VALUE!

5.4. Lỗi #NAME?

Nếu như Lookup_value thiếu dấu ngoặc kép (“) thì hàm VLOOKUP sẽ xuất hiện lỗi #NAME?. Vì thế, mọi người hãy bổ sung dấu ngoặc kép cho Excel nắm được công thức và có thể tra cứu được giá trị định dạng văn bản (Text).

Ví dụ: Cải xoăn không nằm bên trong ngoặc kép nên sẽ có lỗi #NAME? xảy ra. Để khắc phục, mọi người hãy thay chữ Cải Xoăn thành “Cải xoăn” là được.

6. Tổng kết

HY vọng bài viết trên này đã cho bạn cái nhìn bao quát và tất tần tật mọi thứ về hàm VLOOKUP trong Excel. Chúc bạn dùng được hàm này cực kỳ mượt mà, trơn tru và không bị lỗi để phục vụ tốt cho công việc của mình nhé.

Đừng quên liên tục theo dõi kênh Dchannel thuộc hệ thống cửa hàng Di Động Việt để cập nhật liên tục các thứ về công nghệ mới nhất hiện nay nhé. Mình xin gửi lời cám ơn tới các bạn rất nhiều vì đã bỏ chút thời gian đọc qua bài viết này.

Di Động Việt hoạt động theo cam kết “CHUYỂN GIAO GIÁ TRỊ VƯỢT TRỘI” với sự tận tâm, trách nhiệm và chu đáo đến từng khách hàng. Với sự tỉ mỉ và tử tế, hệ thống cửa hàng đảm bảo mang đến trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho mọi khách hàng.

Xem thêm:

Di Động Việt