Trong bài viết này, Di Động Việt sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 5 cách scan bằng điện thoại cho cả iPhone và Android, từ những tính năng có sẵn cho đến các ứng dụng chuyên nghiệp, giúp bạn tạo ra những file PDF sắc nét, chuẩn chỉnh không thua kém gì thiết bị văn phòng đắt tiền.
Sử dụng ứng dụng có sẵn trên điện thoại
Đây là phương pháp tối ưu nhất cho những ai yêu thích sự nhanh gọn, tiện lợi và không muốn cài đặt thêm phần mềm từ bên thứ ba làm nặng máy. Hầu hết các smartphone hiện nay, từ phân khúc giá rẻ đến cao cấp, đều tích hợp sẵn tính năng quét tài liệu miễn phí ngay trong hệ điều hành, giúp bạn thao tác tức thì.
Cách scan bằng Google Drive (dùng cho điện thoại Android)
Google Drive được mệnh danh là công cụ “quốc dân” vì nó có mặt trên hầu hết các thiết bị Android và hoạt động mượt mà trên cả iPhone. Ưu điểm lớn nhất của cách này là file scan sẽ được lưu trữ trực tiếp lên đám mây (Cloud), giúp bạn tiết kiệm bộ nhớ trong của điện thoại và dễ dàng chia sẻ đường link cho đối tác hoặc đồng nghiệp.
Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại của bạn. Tại giao diện chính, hãy nhấn vào biểu tượng Scan lớn nằm ở góc phải màn hình.
Bước 2: Một bảng chọn hiện ra, bạn nhấn vào mục Quét tài liệu (Scan) có biểu tượng hình chiếc máy ảnh. Lúc này camera sẽ được kích hoạt.
Bước 3: Hướng camera vào tài liệu cần quét. Hãy căn chỉnh sao cho văn bản nằm trọn trong khung hình rồi nhấn nút chụp.
Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị bản xem trước. Tại đây, bạn có thể dùng công cụ cắt (crop) để điều chỉnh lại khung viền nếu ảnh bị thừa nền, hoặc nhấn dấu cộng để chụp tiếp trang thứ hai nếu tài liệu có nhiều trang.
Bước 5: Sau khi ưng ý, nhấn Lưu (Save). Bạn đặt tên cho file (ví dụ: Hop-dong-A.pdf) và chọn thư mục đích trên Drive để hoàn tất. File sẽ được lưu mặc định dưới dạng PDF.
Ứng dụng Ghi chú (dùng cho điện thoại iPhone)
Nếu bạn là một “iFan” và đang sở hữu các thiết bị trong hệ sinh thái Apple như iPhone hay iPad, ứng dụng Ghi chú (Notes) chính là “vũ khí bí mật” cực kỳ mạnh mẽ. Tính năng này không chỉ giúp bạn xuất file PDF chất lượng cao mà còn hỗ trợ đồng bộ ngay lập tức sang MacBook, rất tiện lợi cho công việc văn phòng.
Bước 1: Truy cập ứng dụng Ghi chú (Notes) có sẵn trên iOS và tạo một ghi chú mới.
Bước 2: Trên thanh công cụ phía trên bàn phím, nhấn vào biểu tượng Camera, sau đó chọn dòng Quét tài liệu (Scan Documents).
Bước 3: Đưa điện thoại về phía văn bản. Ở chế độ mặc định Tự động (Auto), iPhone sẽ tự động nhận diện biên giới của tờ giấy và thực hiện chụp mà bạn không cần bấm nút. Nếu muốn chủ động, bạn có thể chuyển sang chế độ Thủ công.
Bước 4: Sau khi chụp, bạn có thể kéo 4 góc của khung hình sao cho vuông vắn nhất, sau đó chọn Giữ bản quét (Keep Scan).
Bước 5: Nhấn Lưu (Save) để hoàn thành. Lúc này tài liệu đã nằm trong ghi chú, bạn có thể bấm vào nút chia sẻ để gửi qua Zalo, Mail hoặc AirDrop.
Xem thêm: Hướng dẫn 2 cách bật AirDrop trên MacBook đơn giản nhất
Tận dụng Camera mặc định trên điện thoại Samsung
Người dùng Samsung Galaxy, đặc biệt là các dòng máy chạy giao diện One UI mới (như Galaxy S23, S24 series hay dòng Galaxy A mới nhất tại Di Động Việt), được trang bị AI thông minh ngay trong trình chụp ảnh mặc định. Bạn không cần mở bất kỳ ứng dụng nào khác mà vẫn có thể trích xuất văn bản cực nét nhờ tính năng “Trình tối ưu bối cảnh” (Scene Optimizer).
Bước 1: Mở ứng dụng Camera mặc định. Hãy đảm bảo bạn đã bật tính năng Trình tối ưu bối cảnh (biểu tượng hình xoáy tròn) trong phần Cài đặt máy ảnh.
Bước 2: Hướng ống kính vào văn bản cần scan. Giữ máy ổn định một chút, bạn sẽ thấy xuất hiện một khung viền màu vàng bao quanh văn bản và biểu tượng chữ T (Text) ở góc dưới.
Bước 3: Nhấn vào biểu tượng chữ T đó. Máy sẽ tự động tách vùng văn bản ra khỏi nền.
Bước 4: Một giao diện chỉnh sửa hiện ra, bạn kéo các góc để loại bỏ phần nền thừa (như mặt bàn, ngón tay) xung quanh tài liệu.
Bước 5: Chọn Lưu vào Bộ sưu tập hoặc nhấn Chia sẻ để gửi trực tiếp dưới dạng file PDF hoặc hình ảnh tùy nhu cầu sử dụng.
Sử dụng ứng dụng scan bên thứ ba
Nếu nhu cầu công việc của bạn cao hơn, ví dụ như cần chỉnh sửa sâu, làm rõ chữ trên giấy cũ, nhận diện chữ viết (OCR) để copy sang Word, hoặc quản lý hàng trăm tài liệu theo thư mục, thì các ứng dụng chuyên dụng bên thứ ba sẽ là trợ thủ đắc lực. Dưới đây là 3 ứng dụng hàng đầu mà Di Động Việt khuyên dùng.
CamScanner
CamScanner là một trong những ứng dụng scan phổ biến nhất thế giới nhờ khả năng xử lý hình ảnh cực kỳ mạnh mẽ. Điểm “ăn tiền” nhất của CamScanner chính là bộ lọc “Magic Color” giúp biến nền giấy xám xịt trở nên trắng tinh và chữ đen rõ nét như vừa in ra từ máy tính.
Bước 1: Tải và mở ứng dụng CamScanner (có trên cả CH Play và App Store), nhấn biểu tượng máy ảnh (Camera) màu xanh lục ở màn hình chính.
Bước 2: Chọn chế độ chụp. Chọn Single nếu chụp 1 trang hoặc Batch nếu muốn chụp nhiều trang liên tục. Căn chỉnh tài liệu và nhấn chụp.
Bước 3: Ứng dụng sẽ tự động cắt viền (Auto-crop). Tại bước chỉnh sửa, bạn hãy chọn bộ lọc Magic Color để tối ưu độ tương phản, giúp văn bản dễ đọc nhất.
Bước 4: Nhấn Save để lưu lại. Sau đó nhấn biểu tượng chia sẻ, chọn định dạng PDF (cho tài liệu) hoặc JPG (cho hình ảnh) để gửi đi. Lưu ý bản miễn phí sẽ có đóng dấu watermark nhỏ ở góc.
Microsoft Lens
Đây là lựa chọn hoàn hảo cho dân văn phòng thường xuyên làm việc với hệ sinh thái Microsoft Office. Microsoft Lens không chỉ scan tốt mà còn có khả năng chuyển đổi bảng biểu trên giấy thành file Excel hoặc đoạn văn thành file Word cực kỳ chính xác.
Bước 1: Mở Microsoft Lens, ở thanh trượt phía dưới, bạn vuốt chọn chế độ Tài liệu (Document). Ngoài ra còn có chế độ Bảng trắng (Whiteboard) rất hay để chụp lại bài giảng.
Bước 2: Căn chỉnh khung cam sao cho bao quanh văn bản và nhấn nút tròn để chụp.
Bước 3: Xem lại hình ảnh, bạn có thể vuốt lên để chọn thêm bộ lọc hoặc cắt cúp lại. Sau đó nhấn Xác nhận (Confirm).
Bước 4: Nhấn Đã xong (Done). Tại màn hình xuất file, bạn có thể tích chọn lưu vào Thư viện ảnh, file PDF, hoặc chuyển thẳng sang Word, PowerPoint để chỉnh sửa nội dung.
Adobe Scan
Đến từ “cha đẻ” của định dạng PDF, Adobe Scan nổi bật với khả năng nhận diện văn bản (OCR) cực chuẩn và tính năng tự động làm sạch tài liệu, giúp loại bỏ các vết bẩn hay nếp nhăn trên giấy.
Bước 1: Mở Adobe Scan, căn camera vào tài liệu cần scan. Ứng dụng rất thông minh, sẽ tự động tìm kiếm văn bản và chụp ngay khi lấy nét chuẩn mà bạn không cần bấm nút.
Bước 2: Tại màn hình xem trước, bạn có thể dùng công cụ Cleanup để xóa các vết bẩn, vết mực thừa nếu có, giúp bản scan trông chuyên nghiệp hơn.
Bước 3: Nhấn Save PDF ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 4: File sẽ được tải lên đám mây Adobe Document Cloud, từ đó bạn có thể chia sẻ đường link hoặc tải về máy dễ dàng.
Mẹo giúp bản scan rõ nét và chuyên nghiệp
Để bản scan từ điện thoại có chất lượng không thua kém máy chuyên dụng, kỹ thuật chụp và yếu tố môi trường đóng vai trò rất quan trọng, đôi khi còn hơn cả việc bạn dùng phần mềm nào. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế từ đội ngũ kỹ thuật tại Di Động Việt:
- Ánh sáng là yếu tố tiên quyết: Luôn chọn nơi có ánh sáng đầy đủ, tốt nhất là ánh sáng tự nhiên bên cửa sổ. Nếu dùng đèn bàn, hãy đặt đèn ở hướng đối diện để tránh bóng của tay cầm điện thoại đổ lên mặt giấy, làm đen một phần văn bản.
- Góc chụp chuẩn: Hãy cố gắng giữ điện thoại song song với mặt phẳng giấy. Hạn chế chụp nghiêng vì dù app có tính năng căn chỉnh phối cảnh (perspective correction), nhưng ảnh gốc chụp thẳng vẫn luôn cho độ chi tiết cao nhất và chữ không bị biến dạng.
- Nền chụp tương phản: Mẹo nhỏ nhưng rất hiệu quả là đặt tài liệu lên một mặt nền có màu tương phản. Ví dụ: Đặt giấy trắng lên bàn gỗ nâu hoặc thảm tối màu. Điều này giúp AI của camera nhận diện biên giới tờ giấy nhanh và chính xác hơn gấp nhiều lần.
- Vệ sinh ống kính: Camera điện thoại thường bị dính vân tay hoặc bụi bẩn do quá trình sử dụng hàng ngày. Một thao tác lau sạch ống kính vào vạt áo trước khi chụp sẽ giúp bức ảnh scan của bạn trong trẻo, không bị mờ đục hay lóa sáng.
Một số câu hỏi thường gặp khi scan tài liệu
Làm sao để scan 2 mặt CCCD vào cùng 1 trang A4?
Bạn hãy sử dụng chế độ chụp ID Card (Thẻ ID) có sẵn trên các ứng dụng như CamScanner hoặc Microsoft Lens. Tính năng này sẽ hướng dẫn bạn chụp lần lượt hai mặt và tự động ghép chúng ngay ngắn vào một trang A4 duy nhất.
File scan bị quá nặng không gửi được Zalo thì làm sao?
Bạn nên chọn mức chất lượng Medium (Trung bình) thay vì Original trong phần cài đặt xuất file của ứng dụng scan để giảm dung lượng. Ngoài ra, việc sử dụng các trang web nén PDF miễn phí như SmallPDF hay iLovePDF trước khi gửi cũng là giải pháp rất nhanh chóng.
Điện thoại nào hỗ trợ scan và chụp văn bản tốt nhất hiện nay?
Các dòng flagship có camera độ phân giải cao và AI xử lý văn bản như Samsung Galaxy S24 Ultra hay iPhone 15 Pro Max là lựa chọn tối ưu nhất. Bạn có thể ghé ngay Di Động Việt để trải nghiệm thực tế và nhận ưu đãi Thu cũ đổi mới hấp dẫn cho các thiết bị này.
Tổng kết
Việc biến điện thoại thành máy scan cầm tay hiện nay cực kỳ đơn giản với 5 phương pháp linh hoạt. Nếu ưu tiên sự nhanh gọn và miễn phí, bạn hãy tận dụng ngay các công cụ có sẵn như Google Drive, Ghi chú (iPhone) hoặc Camera mặc định (Samsung). Ngược lại, nếu cần các tính năng chuyên sâu như lọc màu, xóa phông nền hay chuyển đổi ảnh sang văn bản (OCR), các ứng dụng chuyên nghiệp như CamScanner, Microsoft Lens và Adobe Scan sẽ là trợ thủ đắc lực nhất.
Tuy nhiên, dù sử dụng phần mềm nào, chất lượng file scan vẫn phụ thuộc lớn vào kỹ thuật của người chụp. Để có bản sao “nét căng” chuẩn văn phòng, bạn đừng quên áp dụng các mẹo cốt lõi mà Di Động Việt đã chia sẻ: luôn giữ ánh sáng đầy đủ, đặt máy song song với mặt giấy và đặc biệt là vệ sinh sạch ống kính trước khi thao tác.
Xem thêm:
- Cách Copy chữ trong File PDF đơn giản, hiệu quả nhất
- Hướng dẫn 4 cách chuyển hình ảnh sang PDF 100 miễn phí siêu đơn giản
- Hướng dẫn 4 cách chuyển hình ảnh sang Word trong nháy mắt
Di Động Việt
