Số fax là gì? Cách gửi số fax nhanh chóng và đơn giản nhất

Fax là một phương thức gửi tài liệu đã từng được sử dụng rất nhiều, nhưng kể từ khi internet phát triển, người dùng đã ít dùng đến. Vậy chính xác số fax là gì, cách gửi số fax như thế nào? Hãy cùng mình tìm hiểu nhé!

1. Số Fax là gì?

Số fax là một phương tiện truyền thông quan trọng trong hoạt động kinh doanh, tương tự như số điện thoại, nhưng khác biệt ở chỗ thay vì gọi điện, số fax sẽ được liên kết với máy chủ fax hoặc các dịch vụ fax trực tuyến như MyFax, eFax, Hellofax để giao nhận tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Số fax có độ dài và định dạng khác nhau tùy thuộc vào vị trí người nhận và địa điểm gửi fax. Với số fax trong nước sẽ có 3 chữ số, và khi bạn gửi fax sang nước ngoài thì số fax sẽ dài hơn.

2. Gửi Fax là gì? Và cần lưu ý những điều gì?

Việc gửi fax đòi hỏi sử dụng một số fax được cung cấp bởi khách hàng hoặc đối tác để truyền tải thông tin và tài liệu. Khi sử dụng fax để gửi dữ liệu, cần lưu ý một số vấn đề sau:

Outbox là nơi lưu trữ các bản fax chưa được gửi.
Send items được sử dụng để ghi lại các bản fax đã được gửi thành công.
Inbox là nơi để lưu giữ các bản fax đã được nhận.

Không phải máy fax nào cũng sẽ in tài liệu lên giấy ngay khi nhận được thông tin, điều này phụ thuộc vào cài đặt của người dùng và mỗi máy sẽ có cách hoạt động khác nhau.
Ngoài việc sử dụng phần mềm in fax của Windows, người dùng cũng có thể gửi fax bằng cách sử dụng các phần mềm có tính năng in như Word, Excel và các phần mềm tương tự.

3. Cách gửi số Fax?

Sau khi hiểu được số Fax là gì thì tiếp theo đây sẽ là cách gửi số Fax, hãy cùng tìm hiểu nhé.

3.1. Gửi Fax bằng máy in

Đối với những người làm ở cơ quan hay công sở thì việc hiểu rõ số fax là gì và quy trình gửi fax là rất quan trọng. Để gửi fax bằng máy in, trước tiên bạn cần thiết lập và kết nối máy in với một mạng điện thoại hoặc đường dây điện thoại và thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nạp tài liệu vào khay đựng của máy in. Bạn cần nạp một hoặc nhiều trang tài liệu theo hướng dẫn trên khay đồng thời điều chỉnh các chốt khóa giấy phù hợp.

Bước 2: Quay số nhận fax. Người dùng có thể quay số nhanh từ số đã lưu trong danh bạ.

Bước 3: Nhấn tính năng fax trên màn hình điều khiển của máy in. Lúc này, bạn chọn chế độ fax giấy đơn hoặc hai mặt tùy thuộc vào yêu cầu của tài liệu cần gửi. Bấm nút Gửi hoặc Bắt đầu trên màn hình điều khiển để bắt đầu gửi fax.

Nếu bạn nhận được thông báo tín hiệu bận, điều này có nghĩa là đường dây điện thoại nhận fax hiện tại chưa thể tiếp nhận được. Trong trường hợp này, bạn có thể thử liên lạc với bên nhận tài liệu để thực hiện gửi fax sau. Nếu bạn nhận được phản hồi từ bên còn lại, hãy đợi đến khi họ chấp nhận fax hoặc nếu bạn nghi ngờ có sai sót trong số fax, bạn có thể chọn lệnh hủy fax. Khi bạn nghe được âm thanh máy fax xác nhận, điều này đồng nghĩa với việc bạn đã gửi fax thành công..

Bước 4: Cuối cùng, bạn cần đọc báo cáo fax để xác nhận hoặc giải quyết nếu việc gửi fax gặp phải trục trặc.

3.2. Gửi Fax bằng máy tính

Bước 1: Tìm kiếm Fax trên thanh tác vụ, chọn Windows Fax and Scan

Bước 2: Khi hiển thị cửa sổ Windows Fax and Scan, bạn nhấn vào Fax ở góc trái màn hình, sau đó chọn New Fax

Bước 3: Sau khi giao diện này xuất hiện, bạn nhập các thông tin sau:

Nhập số fax của người nhận tại To
Tiếp theo, nhập chủ đề của nội dung tài liệu tại Subject
Nhập nội dung tại phần soạn thảo

Bước 4: Nhấn chọn Send.

4. Tổng kết

Thông qua bài kiến thức trên đây, mong rằng bạn đã hiểu được số fax là gì, cách gửi số fax nhanh chóng và đơn giản nhất.

Đừng quên liên tục theo dõi trang Dchannel thuộc hệ thống cửa hàng Di Động Việt để cập nhật mọi thứ mới nhất về công nghệ hiện nay nhé. Xin chân thành gửi lời cám ơn rất nhiều tới các bạn vì đã đọc qua bài viết này của mình.

Khi lựa chọn Di Động Việt, khách hàng sẽ nhận được “CHUYỂN GIAO GIÁ TRỊ VƯỢT TRỘI” hơn cả chính hãng. Chúng tôi luôn tận tâm và trách nhiệm trong việc mang đến các giá trị và lợi ích cao nhất cho mỗi khách hàng. Đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người dùng khi sử dụng sản phẩm chính hãng với giá hợp lý.

Xem thêm: