Scan là gì? Công dụng và cách Scan giấy tờ nhanh và đơn giản

Scan là một cách phổ biến giúp người dùng có thể chuyển tài liệu từ dạng file cứng sang file mềm. Nhưng vẫn còn nhiều người vẫn chưa hiểu chi tiết Scan là gì, công dụng và cách Scan giấy tờ nhanh nhất. Trong bài viết này mình sẽ giúp bạn hiểu chi tiết hơn về nó nhé!

1. Scan là gì?

Scan là quá trình chuyển đổi các dữ liệu từ giấy tờ hoặc hình ảnh thành dữ liệu và file lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại thông qua một máy scan hoặc ứng dụng scan trên smartphone.

Nếu như bạn đã sử dụng máy photocopy thì sẽ biết đến máy scan bởi chúng tương tự nhau. Nếu tài liệu scan chứa văn bản, người dùng có thể sử dụng phần mềm OCR để chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa được.

2. Máy scan có công dụng gì?

Sau khi hiểu được scan là gì thì hãy cùng mình tìm hiểu qua công dụng của máy scan nhé.

2.1. Lưu trữ tài liệu

Để đảm bảo tài liệu quan trọng được bảo quản và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hoặc để phòng tránh mất mát, việc sao lưu và bảo quản chúng cẩn thận là rất quan trọng. Trong trường hợp này, sử dụng máy scan để số hóa tài liệu trở nên cần thiết hơn. Việc số hóa tài liệu giúp giảm thiểu nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn, đồng thời mang lại lợi ích lớn đối với cá nhân và doanh nghiệp.

2.2. Bảo đảm độ bảo mật

Việc lưu trữ thông tin ở dạng số bằng cách scan và cài đặt mã truy cập bảo mật cho các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Tài liệu được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF, được ký số để đảm bảo tính bảo mật cực kỳ cao cho hình ảnh này.

2.3. Thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu

Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy đem lại sự tiện lợi và hiện đại trong việc sắp xếp thông tin.

Hiện nay, nhiều máy scan được cải tiến hơn giúp người dùng có thể chia sẻ tài liệu thông qua email, công cụ đám mây hoặc qua các ứng dụng của bên thứ ba. Điều này cho phép người dùng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại công ty. Việc này mang lại sự thuận tiện và linh hoạt cho người dùng.

3. Các bước scan

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan

Khi kết nối máy tính với máy scan, bạn cần đặt tài liệu cần scan lên mặt kính của máy scan, đảm bảo nó được đặt đúng vị trí đã đánh dấu trên máy.

Bước 2: Tiếp theo, bạn cần cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Bạn cần mở phần mềm scan và điều chỉnh các thiết lập scan tài liệu theo mong muốn của mình, như chọn chế độ trắng đen hoặc màu sắc, kích thước bản scan,… Sau đó, bạn có thể nhấn nút scan trực tiếp trên máy scan hoặc trên phần mềm scan.

Sau đó, phần mềm scan sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn khi tài liệu đã được scan xong để bạn có thể điều chỉnh như: xoay ảnh, để bạn có thể chỉnh sửa tài liệu theo nhu cầu. Bạn có thể lưu tài liệu theo định dạng file mình mong muốn hoặc định dạng mặc định.

Bước 3: Điều chỉnh, chỉnh sửa tài liệu

Sau khi scan xong tài liệu, bạn có thể sử dụng các phần mềm chỉnh sửa tài liệu (như Adobe Acrobat) để chuyển đổi file thành định dạng PDF hoặc sắp xếp nhiều tài liệu khác nhau thành một file tổng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉnh sửa hình ảnh để cải thiện chất lượng của tài liệu, chẳng hạn như tăng độ sáng, giảm độ nhòe, làm rõ nét, v.v.

4. Tổng kết

Thông qua bài kiến thức trên đây, mong rằng bạn hiểu rõ hơn về Scan là gì, công dụng và cách Scan giấy tờ nhanh nhất.

Đừng quên liên tục theo dõi trang Dchannel thuộc hệ thống cửa hàng Di Động Việt để cập nhật mọi thứ mới nhất về công nghệ hiện nay nhé. Xin chân thành gửi lời cám ơn rất nhiều tới các bạn vì đã đọc qua bài viết này của mình.

Khi lựa chọn Di Động Việt, khách hàng sẽ nhận được “CHUYỂN GIAO GIÁ TRỊ VƯỢT TRỘI” hơn cả chính hãng. Chúng tôi luôn tận tâm và trách nhiệm trong việc mang đến các giá trị và lợi ích cao nhất cho mỗi khách hàng. Đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người dùng khi sử dụng sản phẩm chính hãng với giá hợp lý.

Xem thêm: