Pivot Table là tính năng mạnh mẽ trong Excel cho phép người dùng tổng hợp, phân tích và trực quan hóa dữ liệu một cách nhanh chóng và linh hoạt. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức về tính năng này qua đó giúp bạn tối ưu hóa quá trình phân tích và báo cáo dữ liệu trong công việc nhé.
1. Pivot Table là gì?
Trong kỷ nguyên của dữ liệu lớn, việc tổng hợp, phân tích và trích xuất thông tin có ý nghĩa từ các nguồn dữ liệu khổng lồ trở thành một thách thức không nhỏ. May thay, Excel đã trang bị cho người dùng một công cụ siêu việt để đáp ứng nhu cầu này đó chính là Pivot Table.
Pivot Table là tính năng cho phép người dùng sắp xếp, tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu theo nhiều chiều khác nhau. Với Pivot Table, bạn có thể biến những bộ dữ liệu khổng lồ trở thành những báo cáo, bảng tóm tắt trực quan và dễ hiểu, qua đó giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được những mẫu số liệu, xu hướng quan trọng ẩn chứa trong dữ liệu.
Ví dụ, khi phân tích doanh số bán hàng, tính năng này sẽ giúp bạn dễ dàng tính tổng doanh thu, xem xét biến động theo các chiều khác nhau như khu vực, sản phẩm, nhân viên… Từ đó, bạn có thể đưa ra những nhận định, quyết định kinh doanh một cách chính xác và kịp thời hơn.
2. Lợi ích của Pivot Table
Pivot Table là một công cụ mạnh mẽ và được sử dụng rộng rãi trong thực tế, với nhiều lợi ích nổi bật:
- Tổng hợp và tóm tắt dữ liệu, cho phép bạn thực hiện các phép tính tổng hợp và tóm tắt dữ liệu theo yêu cầu.
- Bạn có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu gọn thông tin dữ liệu từ tổng quát đến chi tiết, tùy thuộc vào yêu cầu phân tích.
- Linh hoạt trong chuyển đổi cột thành hàng, cho phép bạn linh hoạt chuyển đổi cột thành hàng và ngược lại.
- Cung cấp các tính năng lọc, nhóm, sắp xếp và định dạng, giúp bạn tập trung vào thông tin quan trọng và truyền đạt dễ dàng hơn.
- Kết hợp Pivot Table với Pivot Chart và Slicer, bạn có thể tạo ra các bảng điều khiển (Dashboard) với khả năng tương tác linh hoạt, giúp phát hiện những thông tin quan trọng.
3. Hướng dẫn tạo Pivot Table từ A-Z để thống kê
Pivot Table là một công cụ hữu ích và mạnh mẽ trong Microsoft Excel, cho phép bạn tổng hợp, phân tích và trực quan hóa dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, việc sử dụng Pivot Table không phải lúc nào cũng đơn giản. Để tối đa hóa lợi ích của Pivot Table, bạn cần nắm rõ các bước cơ bản để thiết lập và tùy chỉnh như sau:
Bước 1: Trước tiên, bạn cần có dữ liệu được tổ chức và chuẩn bị sẵn. Pivot Table sẽ không tự động cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu nguồn, vì vậy bạn phải thực hiện cập nhật thủ công bằng cách sử dụng lệnh Refresh. Khi đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu thiết lập Pivot Table.
Bước 2: Đầu tiên, trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Pivot Table. Tiếp theo, hộp thoại Pivot Table sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn vùng dữ liệu và vị trí đặt Pivot Table. Sau đó, Pivot Table của bạn sẽ được tạo ra, cùng với vùng PivotTable Fields để tùy chỉnh.
Bước 3: Ở vùng PivotTable Fields, bạn có thể kéo các trường dữ liệu vào các vùng khác nhau như Filters, Columns, Rows và Values. Từ đó, bạn có thể tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu theo ý muốn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh định dạng, tính toán và hiển thị của Pivot Table thông qua các tùy chọn trong thẻ PivotTable Analyze.
4. Cách xóa toàn bộ Pivot Table trong Excel
Bạn có thể nhanh chóng xoá đi toàn bộ Pivot Table với 2 cách đơn giản sau:
- Xóa toàn bộ dòng và cột chứa bảng:
Bôi đen toàn bộ bảng tổng hợp > Nhấp chuột phải và chọn “Delete” để xóa toàn bộ.
Lưu ý rằng cách này sẽ xóa tất cả dữ liệu bên ngoài bảng cùng với nó, vì vậy hãy kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.
- Xóa bằng cách chọn bảng tổng hợp:
Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng tổng hợp > Trên tab “PivotTable Tools” hoặc “Analyze,” chọn “Select” và sau đó chọn “Entire PivotTable” > Nhấn nút “Delete” trên bàn phím để xóa toàn bộ bảng tổng hợp.
Phương pháp này sẽ chỉ xóa bảng tổng hợp mà không ảnh hưởng đến các dữ liệu khác trong bảng tính.
5. Bài tập thực hành & ứng dụng trong công việc
Hãy cùng bài viết thực hiện chi tiết hơn với các bước cụ thể trong bài ví dụ dưới đây nhé.
Giả sử bạn cần tổng hợp và phân tích dữ liệu về doanh số bán hàng của các nhân viên trong tháng 1. Trước tiên, bạn sẽ cần chuẩn bị dữ liệu bán hàng của các nhân viên, bao gồm thông tin về Họ tên, Sản phẩm bán và Số lượng bán.
Tiếp theo, bạn sẽ tạo một PivotTable để tổng hợp và phân tích dữ liệu này. Đầu tiên, bạn đưa cột “Họ tên” vào khu vực “Rows” để nhóm dữ liệu theo từng nhân viên. Sau đó, bạn đưa cột “Sản phẩm” vào khu vực “Columns” để nhóm dữ liệu theo từng sản phẩm.
Cuối cùng, bạn đưa cột “Số lượng” vào khu vực “Values” để tính tổng số lượng bán của mỗi nhân viên. Để chỉ xem dữ liệu trong tháng 1, bạn sẽ đưa cột “Ngày” vào khu vực “Filters” và chọn lọc theo tháng 1. Như vậy, bạn đã có thể xem được tổng số lượng bán của từng nhân viên trong từng sản phẩm trong tháng 1.
Bước 1: Trên thanh công cụ, hãy chọn thẻ “Insert” và sau đó chọn “PivotTable”.
Bước 2: Ở ô “Table/Range”, bạn chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn sử dụng. Lưu ý, đừng chọn luôn cả dòng tiêu đề và dòng tổng, chỉ cần chọn 1 ô bất kỳ trong vùng dữ liệu. Sau đó nhấn “OK”.
Bước 3: Tiếp đến, bạn hãy nhấp chuột phải vào vùng PivotTable và chọn “PivotTable Options…”. Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ “Display” và đánh dấu vào “Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid)” > Cuối cùng, nhấn “OK” để hoàn tất.
Bước 4: Giờ bạn chỉ cần kéo các trường dữ liệu bạn muốn hiển thị vào các vùng tương ứng trong bảng PivotTable. Bạn có thể thêm các bộ lọc để thu hẹp dữ liệu hiển thị nếu cần.
Với những hướng dẫn trên, bạn có thể nhanh chóng tạo ra các bảng PivotTable trong Excel để phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Đây là một công cụ hữu ích giúp bạn tổng hợp và trích xuất thông tin quan trọng từ các tập dữ liệu lớn.
6. Các lưu ý khi dùng tính năng này
Pivot Table không chỉ là một công cụ tổng hợp dữ liệu đơn thuần, mà còn yêu cầu người sử dụng nắm rõ các nguyên tắc và lưu ý cụ thể để vận dụng hiệu quả và chính xác. Khi sử dụng Pivot Table, cần lưu ý một số điểm sau:
- Chọn nguồn dữ liệu chính xác: Đảm bảo rằng bảng dữ liệu nguồn được chọn là phù hợp, tránh sai lệch kết quả do nguồn dữ liệu không đúng.
- Sắp xếp và lọc dữ liệu trước: Trước khi tạo Pivot Table, cần sắp xếp và lọc dữ liệu nguồn để loại bỏ những thông tin không cần thiết, đồng thời đảm bảo dữ liệu có thứ tự đúng.
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Trước khi bắt đầu, cần xác định rõ mục đích sử dụng Pivot Table để xác định các trường dữ liệu cần tổng hợp và phân tích.
- Chọn hàm tính toán phù hợp: Lựa chọn các hàm tính toán thích hợp với mục tiêu, ví dụ như SUM cho tổng hợp, AVERAGE cho giá trị trung bình, MAX/MIN cho giá trị lớn nhất/nhỏ nhất.
- Định dạng dữ liệu phù hợp: Cần xác định dạng dữ liệu (số học, văn bản, ngày tháng, …) để áp dụng các hàm tính toán và hiển thị dữ liệu đúng cách.
- Sử dụng lọc và sắp xếp: Tận dụng các tính năng lọc và sắp xếp của Pivot Table để xem dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau và nhanh chóng tìm thấy thông tin quan trọng.
7. Tổng kết
Bài viết trên đã tổng hợp giới thiệu đến các bạn đọc những thông tin chi tiết về công Pivot Table trên Excel. Để tham khảo thêm nhiều tính năng công nghệ, thủ thuật thú vị khác trên Excel hãy xem thêm các bài viết trên trang Dchannel nhé.
“DI ĐỘNG VIỆT CHUYỂN GIAO GIÁ TRỊ VƯỢT TRỘI” luôn chú trọng vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tư vấn chu đáo và dịch vụ hậu mãi tốt, chất lượng sản phẩm và giá bán cạnh tranh.
Xem thêm:
- Hàm SUBTOTAL là gì trong Excel? Cách sử dụng và ví dụ minh họa chi tiết
- Hướng dẫn 5 cách khôi phục file Excel chưa lưu, bị ghi đè hoặc bị xoá siêu dễ
- #NUM là lỗi gì trong Excel? Các nguyên nhân và cách khắc phục triệt để
- Hàm LEN trong Excel là gì? Cú pháp, ví dụ và cách sử dụng hàm LEN
Di Động Việt
