Microsoft Project là gì? Đây một công cụ quản lý dự án vô cùng quen thuộc với nhiều nhân viên văn phòng thời gian gần đây. Tuy nhiên, nếu bạn chưa từng nghe đến hoặc biết về phần mềm này, hãy đọc bài viết dưới đây để khám phá chi tiết hơn về những gì nó mang lại.
1. Microsoft Project là gì?
Microsoft Project là một ứng dụng hàng đầu trong lĩnh vực quản lý dự án, được phát triển bởi Microsoft. Phần mềm này được tạo ra nhằm hỗ trợ quản lý dự án một cách hiệu quả, từ việc lập kế hoạch chi tiết, đến phân bổ nguồn lực cần thiết cho dự án.
Ngoài ra, Microsoft Project hỗ trợ quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ và khối lượng công việc. Phần mềm giúp bạn xác định các nhiệm vụ cụ thể, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, ước tính nguồn lực và thời gian cần thiết cho từng hoạt động.
2. Ưu, nhược điểm của MS Project là gì?
Ngoài khái niệm về Microsoft Project là gì hay MS là gì, sau đây chúng ta hãy cùng tìm hiểu thêm về những điểm ưu và nhược mà ứng dụng này mang lại.
2.1. Ưu điểm
Dưới đây là một số lợi ích mà Microsoft Project mang lại:
- Giao diện thân thiện và trực quan: Dễ dàng làm quen và sử dụng.
- Theo dõi sát sao tiến độ dự án: Quản lý dự án một cách hiệu quả.
- Tích hợp mạnh mẽ với Microsoft Teams: Tận dụng sức mạnh của hai ứng dụng để cộng tác và quản lý dự án.
- Đơn giản hóa quản lý dự án phức tạp: Giúp dự án trở nên dễ quản lý hơn.
- Khả năng cộng tác từ xa: Làm việc cùng nhau mà không cần ở gần nhau.
- Chia sẻ tệp tin và thiết lập họp: Hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích khác.
- Tương tác tốt với hệ sinh thái Microsoft: Làm việc hiệu quả với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái.
2.2. Hạn chế
- Không có sự chủ động, linh hoạt: Microsoft Project được thiết kế để hỗ trợ kiểm soát và điều hành công việc dự án. Nhưng do có những nguyên tắc cứng nhắc không thể thay đổi, đôi khi công cụ này thiếu sự linh hoạt cần thiết. Kết quả là, việc quản lý dự án có thể trở nên máy móc và hạn chế trong việc ứng biến với các tình huống không dự báo trước.
- Nhân sự khó giải quyết khi kế hoạch ban đầu thay đổi: Phần mềm Microsoft Project giúp xây dựng kế hoạch dự án và phân công nhiệm vụ, nhưng có hạn chế khi thay đổi xảy ra. Nhân sự phụ thuộc vào kế hoạch ban đầu và gặp khó khăn trong việc ứng phó với những thay đổi, dẫn đến trì hoãn và chậm hoàn thành dự án.
- Tốn thêm chi phí: Doanh nghiệp sẽ phải trả một khoản phí cố định hàng tháng để sử dụng Microsoft Project. Hiện tại, mức giá này dao động từ khoảng 7 đến 55 USD cho mỗi người dùng.
3. Tính năng nổi bật
Microsoft Project có những tính năng giúp bạn quản lý, theo dõi, phân bổ và đánh giá hiệu quả dự án suốt quá trình thực hiện. Khi phát hiện những điểm bất thường hoặc chậm tiến độ, bạn có thể thực hiện điều chỉnh và hành động cần thiết để đảm bảo mục tiêu dự án đạt được hiệu quả cao nhất.
Microsoft Project là gì mang đến một loạt tính năng vượt trội hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả:
- Lập kế hoạch cụ thể: Giúp bạn xây dựng các kế hoạch chi tiết cho dự án.
- Tính toán thời gian hoàn thành: Xác định chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.
- Thiết lập tiến độ: Điều chỉnh tiến độ phù hợp cho từng nhiệm vụ nhỏ.
- Phân bổ nguồn lực và chi phí: Quản lý tài nguyên và chi phí cho từng nhiệm vụ cụ thể.
- Phân công nhiệm vụ: Giao nhiệm vụ cho các thành viên và thiết lập thời hạn hoàn thành.
- Điều chỉnh kế hoạch: Dễ dàng điều chỉnh kế hoạch dựa trên thời gian và tài nguyên hiện có.
- Phương pháp Earned Value: Sử dụng để quản lý tiến độ và chi phí hiệu quả.
- Chế độ xem dự án đa dạng: Nhiều chế độ xem để theo dõi thông tin dự án khác nhau.
- Đánh dấu và sắp xếp thông tin: Tối ưu hóa cách làm việc bằng cách đánh dấu, lọc và sắp xếp thông tin tùy chọn.
- Cộng tác và chia sẻ dữ liệu: Hỗ trợ cộng tác từ xa, chia sẻ dữ liệu và lên lịch họp để tăng năng suất.
- Báo cáo chuyên nghiệp: Thiết lập các báo cáo chi tiết để theo dõi, phân tích và đánh giá dự án cho lãnh đạo và các bên liên quan.
Những tính năng này giúp Microsoft Project trở thành công cụ quản lý dự án mạnh mẽ và toàn diện.
4. Tổng hợp gói dịch vụ trên Microsoft Project
Hiện tại, Microsoft cung cấp ba gói dịch vụ Project để đáp ứng nhu cầu khác nhau của người dùng. Cụ thể như sau:
- Gói Project 1: Tích hợp Project cho web và cung cấp các chức năng quản lý dự án cơ bản trực tuyến. Với gói này, bạn có thể làm việc một cách linh hoạt bằng cách sử dụng các chế độ xem lưới (danh sách), bảng hoặc đường thời gian (Gantt).
- Gói Project 3: Tích hợp đầy đủ các chức năng của Gói Project 1 cùng với nhiều tính năng mở rộng khác. Giúp bạn duy trì sự sắp xếp khoa học, theo dõi tiến độ dự án, quản lý tài nguyên và các nhóm một cách hiệu quả. Với gói này, bạn có thể lên kế hoạch, theo dõi trạng thái và cộng tác với người khác từ hầu hết mọi nơi. Gói Project 3 bao gồm Project cho web, Project Online và ứng dụng Project Online trên máy tính.
- Gói Project 5: Tích hợp mọi tính năng của Gói Project 3 và Gói Project 1. Được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức ưu tiên đầu tư vào danh mục dự án, giúp mang lại giá trị kinh doanh mong muốn.
Bảng giá dịch vụ
| Project 1 | Project 3 | Project 5 |
|---|---|---|
| Giá 230.000 VNĐ/ Người | Giá 690.000 VNĐ/ Người | 1.265.000 VNĐ/ Người |
5. Yêu cầu hệ thống và cách tải MS Project
Khi có nhu cầu tìm hiểu khái niệm Microsoft Project là gì, hay muốn tải ứng dụng MS, trước hết các thiết bị của bạn cần đáp ứng yêu cầu cơ bản như sau:
- Bộ vi xử lý: Tốc độ tối thiểu 1 GHz hoặc cao hơn, hỗ trợ cho phiên bản 32bit và 64bit với công nghệ SSE2.
- Hệ điều hành: Tương thích với Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 R2 và Windows Server 2012.
- RAM: Tối thiểu 1GB cho phiên bản 32bit và 2GB cho phiên bản 64bit.
- Ổ cứng: Yêu cầu ít nhất 3GB dung lượng lưu trữ.
- Độ phân giải màn hình: Tối thiểu 1024 x 768 pixel.
- Màn hình cảm ứng: Tính năng cảm ứng được tối ưu hóa cho Windows 8 trở lên.
- Kết nối mạng Internet: Cần thiết để sử dụng các tính năng liên quan và tương tác mạng.
Microsoft Project, là một phần của bộ Microsoft 365, dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác như Teams và Office 365. Bạn cũng có thể truy cập trực tuyến vào MS Project qua trang web: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/project/project-management-software.
Hiện nay, có nhiều trang web cung cấp các phiên bản crack của MS Project. Tuy nhiên, Di Động Việt khuyên bạn không nên sử dụng những phiên bản này vì chúng thường là các bản lậu, tiềm ẩn nguy cơ nhiễm virus và malware cao. Để đảm bảo an toàn, hãy đăng ký và sử dụng dịch vụ Microsoft 365 từ những nhà cung cấp uy tín. Khi sử dụng dịch vụ chính hãng, bạn cũng sẽ nhận được hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Microsoft Project.
6. Cách quản lý dự án trên Microsoft Project chi tiết
Để quản lý dự án hiệu quả bằng Microsoft Project, bạn cần thực hiện 7 bước cơ bản như sau:
- Chuẩn bị thông tin: Thu thập đầy đủ thông tin cần thiết về dự án, bao gồm tên dự án, mục tiêu, người thực hiện và tên công ty.
- Thiết lập thông tin: Dựa vào những thông tin đã thu thập, bạn lập ra thời gian, lịch trình và kế hoạch làm việc chi tiết.
- Khai báo tài nguyên: Khai báo tất cả các nguồn lực sẽ sử dụng cho dự án, bao gồm nhân lực, vật liệu và tài chính.
- Lập dự án: Tiến hành lập số liệu, theo dõi và cập nhật quá trình thực hiện của từng hạng mục qua các bảng (table). Mỗi bảng thường có 2 vùng: vùng nhập số liệu và vùng hiển thị tiến độ cũng như mối quan hệ giữa các hạng mục.
- Cập nhật tiến độ: Đây là bước quan trọng giúp tổ chức duy trì hoạt động trơn tru và đúng tiến độ. Bạn cần cập nhật các thông tin như khối lượng công việc đã hoàn thành, thời gian thực tế hoàn thành và thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế.
- Xác lập đường găng (critical path): Đường găng cho bạn biết tiến độ tổng thể từ đầu đến cuối của dự án một cách trực quan.
- In biểu đồ và lập báo cáo: Microsoft Project cung cấp nhiều mẫu báo cáo khác nhau. Tuy nhiên, khả năng chỉnh sửa trên mẫu có sẵn còn hạn chế. Việc tổng kết và in báo cáo thường được thực hiện tự động, giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích tiến độ dự án.
7. Tổng kết
Bài viết này Di Động Việt đã giải thích rõ cho các bạn về khái niệm Microsoft Project là gì rõ ràng. Đồng thời cũng đã cung cấp cái nhìn tổng quan về Microsoft Project và cách cài đặt. Qua đó, hy vọng bạn đã nắm rõ cách thức hoạt động và giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc.
Cảm ơn đã dành thời gian đọc bài viết của mình. Tiếp tục theo dõi Dchannel của Di Động Việt để được cập nhật liên tục những thông tin về công nghệ mới nhất. Di Động Việt hoạt động theo cam kết “CHUYỂN GIAO GIÁ TRỊ VƯỢT TRỘI” với sự tận tâm, trách nhiệm và chu đáo đến từng khách hàng. Với sự tỉ mỉ và tử tế, hệ thống cửa hàng đảm bảo mang đến trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho mọi khách hàng.
Xem thêm:
- Top 9 Phần Mềm Chỉnh Ảnh Sản Phẩm Miễn Phí Và Chuyên Nghiệp
- Top 8 App Chụp Ảnh Sản Phẩm Đẹp Giúp Tăng Hiệu Quả Bán Hàng Online
- Windy.com là gì? Các tính năng nổi bật và lợi ích khi sử dụng app
- Pico Park: Tựa game nâng cao khả năng Team Work cực mạnh cùng hội bạn thân
Di Động Việt
