2 Cách in trên máy tính cho ra tài liệu chuẩn xác trong 30s

Những chiếc máy in khi mới mua về lần đầu chắc hẳn là một thử thách gian khó với những người dùng laptop hay máy tính. Những tính năng cũng như phím bấm trên máy là cực đa dạng nên việc thao tác là rất phức tạp. Cùng khám phá ngay 2 cách in trên máy tính cực hay để bạn làm chủ được trợ thủ này.

1. Hướng dẫn cách in trên máy tính cho người mới in lần đầu chi tiết nhất

Những bạn học sinh, sinh viên hay giới nhân viên văn phòng thường xuyên cần học tập và làm việc với tài liệu, văn bản hay giấy tờ hàng ngày. Chính vì thế việc nắm được 2 cách in trên máy tính vừa đơn giản lại tiện lợi sau đây sẽ là một giải pháp giúp cho các bạn vừa tiết kiệm thời gian mà còn không tốn nhiều chi phí của bản thân. Cùng khám phá ngay 2 mẹo siêu hữu ích ngay trong bài viết này.

1.1 Cách chuẩn bị và kiểm tra trước khi in trên máy tính

Trước khi tìm hiểu 2 cách in trên máy tính 100% thành công, chúng ta sẽ cùng xem trước khi in thì cần chuẩn bị và kiểm tra những gì để quá trình diễn ra được thuận lợi nhất. Đây là một công việc khá đơn giản và dễ dàng với nhiều người nhưng đôi khi cũng lại là một bài toán khó đối với những bạn chưa từng làm điều này bao giờ. Trước khi bắt đầu in, mọi người hãy chuẩn bị trước một vài điều sau đây:

Trước tiên, người dùng cần tiến hành kết nối máy in với máy tính hoặc laptop đang sử dụng thông qua dây cáp, cổng USB hoặc liên kết qua mạng LAN (đối với máy có hỗ trợ). Cụ thể, chúng ta cần phải kết nối 2 thiết bị này với nhau bằng bất cứ hình thức nào khả dụng đều được.

Để kiểm tra máy tính và máy in đã được liên kết nhau hay là chưa, chúng ta truy cập vào Start menu (biểu tượng nằm ở thanh công cụ có hình lá cờ) > Ấn chọn Devices and Printers. Sau đó, các bạn kiểm tra xem tên và biểu tượng của máy in mình cần kết nối đã xuất hiện trong đó hay là chưa. (Đây là cách thực hiện trên laptop chạy Windows 10. Đối với những hệ điều hành khác, các bạn cũng thực hiện tương tự hoặc khác một chút).

Lưu ý: Nếu như mọi người gặp phải tình trạng biểu tượng của máy in không sáng lên và bị mờ thì hãy check lại dây cáp và cổng USB lần nữa. Đồng thời các bạn cũng đừng quên kiểm kỹ càng lại xem máy in đã được bật nguồn và cắm điện hay là chưa. Nếu đã làm xong các bước này mà biểu tượng của thiết bị vẫn chưa sáng đèn lên thì các bạn hãy khởi động lại cả máy in lẫn máy tính để khắc phục tình trạng.

1.2 Các bước sử dụng máy in đúng quy trình

Đối với người mới, việc sử dụng công cụ này là không hề dễ dàng bởi nó yêu cầu khá nhiều bước chi tiết. Cùng khám phá ngay cách in tài liệu trên máy tính đúng quy trình đầu tiên cực dễ và đơn giản mà ai ai cũng có thể nắm được ngay bên dưới đây.

1.2.1. Bước 1: Cài đặt Driver máy in trên máy tính hoặc laptop

Trước khi đến với cách in trên máy tính, mọi người hãy cắm dây cáp của máy in vào cổng USB để liên kết 2 thiết bị này với nhau. Mỗi máy in sẽ tương thích với một Driver riêng biệt nhà sản xuất cung cấp. Vì thế, nếu như mọi người đã vô tình làm mất Driver thì có thể tìm kiếm chúng trên nền tảng để download và cài đặt lại trên máy.

1.2.2 Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ của máy in cho những máy còn lại

Để thực hiện, người dùng hãy truy cập vào Start menu > Chọn Control Panel > Nhấn vào Printers and Device or Printers and Faxes. Kế tiếp, chúng ta lựa chọn vào máy in cần sử dụng > Click chuột phải vào nó rồi chọn Sharing > Tích chọn vào ô Share This Printer > Nhấn chọn vào mục Apply > Bấm nút OK là đã hoàn thành được công đoạn chia sẻ.

1.2.3. Bước 3: Kết nối máy in và máy tính với nhau thành một hệ thống

Những chiếc máy tính nằm chung trong một hệ thống sẽ có khả năng dùng chung được một máy in duy nhất. Chính vì thế, trước khi nắm được cách in tài liệu từ máy tính, mọi người hãy liên kết máy in với nhiều máy tính khác nhau để giúp cho các thao tác được nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Để thực hiện được điều này, mọi người sẽ làm theo các bước này: Kết nối mạng nội bộ lại với nhau > Truy cập vào Control Panel > Chọn vào phần Printers and Devices > Click vào Add a network để chia sẻ máy in đó cho toàn bộ hệ thống và chuẩn bị sử dụng được như bình thường.

1.2.4 Bước 4: Thực hiện in tài liệu từ máy tính

Sau khi đã hoàn thành những bước cài đặt ở bên trên, mọi người chỉ cần thực hiện bước in ấn đơn giản này là đã xong cách in trên máy tính đầu tiên đầy đơn giản và dễ dàng.

Để làm điều này, chúng ta khởi chạy file tài liệu cần in lên > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. Sau đó, màn hình của máy tính sẽ hiển thị một hộp thoại như dưới đây. Tiếp đến, người dùng tùy chỉnh các thống số theo đúng nhu cầu > Click chọn OK và chờ trong giây lát để có thể nhận được bản tài liệu vừa mới in xong nằm ở khe đầu ra ở máy in. Đó chính là các thao tác để mọi người in một văn bản theo ý muốn.

1.3 Chức năng cơ bản cần biết khi in trên máy in

Bên cạnh cách in trên máy tính ra, mọi người cũng cần nắm được một số tính năng cơ bản nhất mà máy in sở hữu để giúp cho việc thao tác được nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian. Dưới đây là một vài thông số quan trọng mà các bạn có thể tham khảo:

Copies: Chính là số lượng bản in mà người dùng mong muốn.
Printer Properties: Tùy chọn nâng cao đối với những thao tác in ấn trên máy in. Tại giao diện này, các bạn có thể sử dụng một số chức năng như Tab Quality cùng với chế độ Standard hoặc chế độ Draft,… để giúp gia tăng chất lượng tài liệu chuẩn bị được in ra.
Print All Pages: In toàn bộ các trang có trong văn bản.
Print Current Page: In trang mà bạn đang thực hiện thao tác trên đó. Ngoài ra, người dùng còn có thể lựa chọn các trang in theo ý muốn bằng cách điền vào hộp thoại Pages ở phía dưới.
Print One Sided: Đây là chức năng cho bạn lữa chọn giữa việc in 1 mặt hoặc 2 mặt. Tuy nhiên, một số loại máy in giá rẻ chỉ có thể in được 1 mặt nên nếu bạn muốn in 2 mặt thì chúng ta sẽ in mặt trước rồi lật giấy lại và in mặt sau thêm lần nữa.
Collated: Sử dụng để đóng luông một tập văn bản theo số lượng lớn hay in theo từng trang.
Portrait/ Landscape Orientation: Lựa chọn chiều in của tài liệu là in ngang hoặc in dọc tùy ý thích.
A4/Letter: Lựa chọn loại khổ giấy phù hợp, chẳng hạn như A4 hay A3,…
Margins: Tùy chọn giúp người dùng có thể căn lề cho bản in với định dạng kiểu Normal và căn lề tùy chọn theo ý muốn.
Page Per Sheet: Tùy chọn để in gộp toàn bộ mọi trang in của văn bản đang soạn thảo trong cùng một trang giấy duy nhất.

2. 2 cách in trên máy tính cho ra tài liệu nhanh nhất

Bên cạnh một số bước ở trên, chúng ta có thể thực hiện 2 cách in trên máy tính vừa dễ thực hiện mà lại còn nhanh chóng dành cho bạn ngay sau đây.

2.1 Cách 1

Mọi người tiến hành mở lên các file tài liệu cơ bản như Excel, Word hay PDF,… lên > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P > Ấn chọn vào phím Print là hoàn tất.

2.2 Cách 2

Cách in trên máy tính này cũng không hề quá phức tạp. Để thực hiện, trước hết mọi người hãy mở file tài liệu như PDF, Word, Excel,… lên > Ấn chọn vào File > Nhấp phần Print > Bấm vào nút Print là đã xong.

3. 5 lưu ý quan trọng khi in tài liệu trên máy tính

Để giúp cho những cách hướng dẫn in tài liệu từ máy tính ra giấy ở bên trên phát huy toàn bộ tác dụng, người dùng cũng cần nằm một số lưu ý hữu ích ở dưới đây.

3.1 Chọn đúng chức năng in

Đây là một trong số các điều khá quan trọng trong những cách in trên máy tính mà mọi người cần nắm. Việc lựa chọn sai chức năng không chỉ khiến cho chúng ta tốn thời gian, công sức mà còn tốn nhiều giấy in. Chính vì thế, mọi người nên căn chỉnh và kiểm tra kỹ càng xem bản in đã được như ý hay chưa rồi mới thực hiện thao tác in ấn.

3.2 Vị trí đặt máy

Bên cạnh cách in tài liệu trên máy tính ra thì người dùng nên lựa chọn một vị trí phù hợp để đặt máy in. Cụ thể, mọi người nên đặt thiết bị tại nơi bằng phẳng, không gồ ghề. Ngoài ra, chúng ta cũng cần đảm bảo rằng dây điện cũng nhu dây cáp máy cần phải để ngăn nắp, không bị rối nùi.

Hơn thế nữa, các bạn cũng để ở những nơi thông thoáng, mát mẻ và đặc biệt là tránh xa tầm tay của trẻ em để hạn chế những tai nạn thương tâm về điện hoặc cháy nổ có thể xảy ra ngoài ý muốn.

3.3 Hộp mực

Đây cũng là một điều người dùng đáng lưu tâm ngoài những cách in trên máy tính đã được hướng dẫn để giúp có trải nghiệm tốt hơn. Người dùng tuyệt đối không để hộp mực trong thời gian dài ở bên ngoài không khí bởi nó sẽ dễ bị khô. Ngoài ra, các bạn không được để hộp đựng mực của máy in laser bên ngoài ánh sáng mà cần phải bỏ vào túi nhựa màu đen rồi cột nó lại. Trong trường hợp bạn không sử dụng máy in trong khoảng thời gian dài thì nên tháo hộp mực ra rồi bỏ vào hộp đựng kín để bảo quản.

3.4 Làm vệ sinh máy

Đây cũng là một bước khá quan trọng bên cạnh cách in trên máy tính. Bất cứ thiết bị nào cũng cần được vệ sinh sau một thời gian dài hoạt động và máy in cũng không phải là ngoại lệ. Người dùng nên làm sạch thiết bị mỗi 3 tháng 1 lần là ít nhất. Bụi mực bám vào bên trong sẽ khiến cho máy bị dơ và không hoạt động được tốt.

Thông thường, nhà sản xuất sẽ có chỉ cho người dùng cách vệ sinh máy in trong quyển sách hướng dẫn sử dụng khi mới mua. Nếu như bạn không nắm kỹ được cách làm sạch thiết bị thì nên đem máy ra những trung tâm chuyên về máy in để được hỗ trợ chứ không tự thực hiện bởi điều đó có thể làm hư máy.

3.5 Không được tắt máy đột ngột

Một lưu ý khác khá quang trọng bên cạnh những cách in trên máy tính đó là không được tắt những máy in loại phun màu đột ngột. Thay vào đó, chúng ta sẽ chờ cho thiết bị đủ thời gian rồi che đầu in lại để giúp cho mực không bị khô.

4. Tổng kết

Hy vọng bài viết 2 Cách in trên máy tính cho ra tài liệu chuẩn xác trong 30s ở trên cũng đã giúp mọi người nắm được cách làm đầy đủ và chuẩn xác nhất. Chúc các bạn thực hiện thành công.

Đừng quên liên tục theo dõi trang tin tức của hệ thống Di Động Việt để cập nhật các thông tin về công nghệ mới nhất hiện nay nhé. Cám ơn tất cả các bạn đã dành ít phút đọc qua bài hướng dẫn của mình.

Nguồn: Computer Hope

Xem thêm:

Di Động Việt