Với định dạng PDF, việc xem tài liệu trên nhiều thiết bị khác nhau dễ dàng hơn, không lo bị thay đổi về hiển thị hay định dạng. Vì vậy đa phần người dùng sẽ ưu tiên chuyển file Word sang PDF cho việc gửi tài liệu. Hãy cùng bài viết tìm hiểu qua các cách chuyển file Word sang PDF nhanh dưới đây nhé.
1. Vì sao cần chuyển file Word sang PDF?
Hiện nay, việc chia sẻ và gửi tài liệu điện tử ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, khi có nhu cầu gửi tài liệu mà không muốn người nhận chỉnh sửa, định dạng PDF thường được lựa chọn. Định dạng này mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với các định dạng khác.
Với file PDF, bạn có thể yên tâm rằng nội dung sẽ được giữ nguyên trên mọi thiết bị mà không lo bị thay đổi về font chữ, định dạng hay bố cục. Đây là điều rất quan trọng khi gửi tài liệu quan trọng, bởi nó đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung. Người nhận sẽ luôn xem được tài liệu đúng như bạn mong muốn.
Hơn nữa, PDF cũng là định dạng được tích hợp sẵn trên hầu hết các nền tảng máy tính, điện thoại và máy tính bảng. Điều này giúp tài liệu của bạn có thể được mở và đọc trên nhiều thiết bị khác nhau mà vẫn đảm bảo tính đồng nhất về giao diện và chức năng.
Do đó, chuyển file từ định dạng Word sang PDF là lựa chọn tối ưu khi bạn cần chia sẻ tài liệu mà không muốn người nhận có thể chỉnh sửa nội dung. Định dạng PDF sẽ giúp bạn bảo vệ tài liệu và đảm bảo tính thống nhất khi được xem trên nhiều thiết bị khác nhau.
2. Cách chuyển file Word sang PDF trực tiếp trên Word
Hãy cùng bài viết tìm hiểu qua các cách chuyển file Word sang PDF trực tiếp trên phần mềm Word dưới đây nhé.
2.1. Dùng Save As
Muốn chuyển một tài liệu Word sang định dạng PDF, thì việc sử dụng tính năng “Save As” là cách đơn giản và hiệu quả nhất. Hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở tài liệu Word cần chuyển đổi trên máy tính.
Bước 2: Chọn “File” > “Save As”.
Bước 3: Trong hộp thoại mới hiện ra, hãy đặt tên và lưu tài liệu với định dạng “.pdf”.
Bước 4: Trước khi lưu, bạn có thể chọn tạo các dấu trang (bookmark) trong file PDF bằng cách tích chọn “Create bookmarks using” trong mục “Options”.
Bước 5: Cuối cùng, nhấn “Save” để hoàn tất quá trình chuyển đổi.
Bằng cách này, tài liệu Word của bạn sẽ được chuyển sang định dạng PDF một cách nhanh chóng và dễ dàng. File PDF có nhiều ưu điểm như giữ nguyên định dạng, font chữ và bố cục, đồng thời có thể xem trên nhiều thiết bị khác nhau mà không bị lỗi hiển thị.
2.2. Dùng Export
Ngoài tính năng “Save As”, Microsoft Word cũng cung cấp một cách khác để chuyển file Word sang định dạng PDF, đó là tính năng “Export”, với các bước đơn giản sau:
Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn đang cần chuyển đổi.
Bước 2: Trên thanh menu, chọn “File” > “Export” > “Create PDF/XPS Document”.
Bước 3: Trong hộp thoại mới hiện ra, hãy nhấn vào nút “Create PDF/XPS”.
Bước 4: Tiếp theo, bạn có thể đặt tên và lưu file PDF ở vị trí mong muốn, sau đó nhấn “Publish” để hoàn tất quá trình.
Tính năng “Export” có một số điểm khác biệt so với “Save As”. Cụ thể, nó cho phép bạn chọn các tùy chỉnh như mức độ nén, chất lượng hình ảnh, để tối ưu hóa file PDF trước khi xuất. Tuy nhiên, cả hai tính năng đều giúp bạn chuyển file Word sang định dạng PDF một cách nhanh chóng và thuận tiện.
2.3. Dùng Print
Ngoài các tính năng “Save As” và “Export”, Microsoft Word còn cung cấp một cách khác để chuyển file Word sang định dạng PDF đó là tính năng “Print”. Hãy cùng tìm hiểu các bước thực hiện:
Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn đang cần chuyển đổi.
Bước 2: Trên thanh menu, chọn “File” > “Print”. Trong hộp thoại “Print”, hãy chọn printer “Foxit Reader PDF Printer” từ danh sách.
Bước 3: Nhấn vào nút “Print” để khởi động quá trình chuyển đổi.
Bước 4: Cuối cùng, trong hộp thoại mới hiện ra, bạn có thể đặt tên và lưu file PDF ở vị trí mong muốn bằng cách nhấn “Save”.
Tính năng “Print” có một số ưu điểm so với các phương pháp khác. Đầu tiên, nó không đòi hỏi bạn phải thêm các tùy chọn như “Create bookmarks” hay các thiết lập khác, mọi thứ chỉ cần in ra PDF là xong. Thứ hai, tính năng này có thể được sử dụng ngay cả khi bạn không có phần mềm Adobe Acrobat hay các ứng dụng PDF khác cài đặt trên máy tính.
3. Cách chuyển file Word sang PDF bằng app
Kế đến hãy cùng bài viết tìm hiểu qua cách chuyển file Word sang PDF thông qua các App thông dụng dưới đây nhé.
3.1. doPDF
Để chuyển tài liệu Word sang định dạng PDF, bạn có thể sử dụng ứng dụng “doPDF”, một công cụ PDF ảo được xem là giải pháp hiệu quả và tiện dụng. Hãy cùng tìm hiểu qua các bước thực hiện:
Bước 1: Trước tiên, bạn cần tải và cài đặt phần mềm doPDF trên máy tính. Sau đó, mở tệp Word cần chuyển đổi.
Bước 2: Trong cửa sổ Word, chọn “File” > “Print”. Trong hộp thoại “Print”, tìm và chọn “doPDF v7” làm máy in.
Bước 3: Nhấn “OK” để khởi động quá trình chuyển đổi. Một hộp thoại mới sẽ hiện ra, yêu cầu bạn chọn vị trí lưu tệp PDF và đặt tên cho nó.
Bước 4: Cuối cùng, chỉ cần nhấn “Save” để hoàn tất việc chuyển đổi.
Ưu điểm của doPDF là nó hoạt động như một máy in ảo, cho phép bạn chuyển đổi tệp sang định dạng PDF ngay trong Word mà không cần sử dụng bất kỳ ứng dụng PDF nào khác. Ngoài ra, doPDF còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao như thêm chú thích, ký tên số, bảo mật PDF và nhiều tùy chọn khác.
3.2. Advanced Word to PDF Converter
Để chuyển các tệp tin văn bản, tài liệu sang định dạng PDF một cách nhanh chóng và đơn giản, bạn có thể sử dụng phần mềm Advanced Word to Pdf Converter. Đây là một công cụ tiện ích cho phép bạn thực hiện việc này mà không cần phải mở ứng dụng PDF riêng.
Một trong những ưu điểm nổi bật của Advanced Word to Pdf Converter là khả năng giữ nguyên định dạng của file gốc. Bất kể bạn có file Word, TXT, DOCX hay các định dạng văn bản khác, phần mềm này đều có thể chuyển đổi sang PDF mà không làm mất bố cục, kiểu chữ hay các chi tiết quan trọng.
Cách sử dụng cũng rất đơn giản:
Bước 1: Mở phần mềm Advanced Word to Pdf Converter, sau đó nhấn vào nút “Add File” để chọn tệp tin cần chuyển đổi.
Bước 2: Tại mục “Save Folder”, bạn có thể chọn vị trí lưu trữ tệp PDF sau khi chuyển đổi.
Bước 3: Cuối cùng, nhấn nút “Convert” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
3.3. Foxit Reader
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ mạnh mẽ để chuyển đổi các tài liệu Word sang định dạng PDF, Foxit Reader là một lựa chọn tuyệt vời. Đây là phần mềm hàng đầu trong việc xử lý, chỉnh sửa và tạo file PDF, với khả năng chuyển đổi các định dạng văn bản phổ biến sang PDF một cách nhanh chóng và trực quan.
Một trong những ưu điểm nổi bật của Foxit Reader là khả năng giữ nguyên định dạng của file gốc. Bất kể bạn có file Word (.doc, .docx, .docm), TXT hay RTF, phần mềm này đều có thể chuyển đổi sang PDF mà không làm mất bố cục, kiểu chữ hay các chi tiết quan trọng. Hơn nữa, Foxit Reader còn cho phép chuyển đổi nhiều file cùng lúc, rất tiện lợi khi bạn cần xử lý khối lượng công việc lớn với các bước sau:
Bước 1: Sau khi cài đặt Foxit Reader, hãy nhấp chuột phải vào file Word cần chuyển đổi, sau đó chọn “Convert to PDF in Foxit Reader”.
Bước 2: Tiếp theo, bạn chỉ cần chọn nơi lưu trữ file PDF, đặt tên và nhấn “Save” là hoàn tất quá trình chuyển đổi.
3.4. Google Drive
Nếu bạn không muốn cài đặt thêm phần mềm, Google Drive là một lựa chọn tuyệt vời để chuyển đổi các tài liệu Word sang định dạng PDF miễn phí. Với tính năng chia sẻ và xuất tệp, Google Drive cung cấp một giải pháp đơn giản và hiệu quả.
Quy trình chuyển đổi rất dễ dàng:
Bước 1: Đầu tiên, hãy mở Google Drive và truy cập vào tài liệu Word cần chuyển đổi.
Bước 2: Nhấn vào ký hiệu dấu ba chấm đặt ở góc phải của tài liệu.
Bước 3: Trong menu hiện ra, chọn mục “Chia sẻ và xuất”.
Bước 4: Tiếp theo, hãy chọn tùy chọn “Lưu dưới dạng” và đánh dấu vào “Tài liệu PDF”.
Bước 5: Cuối cùng, nhấn “OK” để hoàn tất quá trình chuyển đổi.
Ưu điểm của cách này là nó hoàn toàn miễn phí và không yêu cầu bạn cài đặt thêm phần mềm nào. Bạn chỉ cần sử dụng Google Drive công cụ lưu trữ, chia sẻ tài liệu trực tuyến phổ biến. Khi chuyển đổi, định dạng và bố cục của tài liệu Word sẽ được giữ nguyên trong file PDF.
4. Áp dụng công cụ online
Nếu bạn không thích tải phần mềm về máy thì vẫn có những cách chuyển file Word sang PDF nhanh chóng thông qua các công cụ online dưới đây.
4.1. iLovePDF
Cách chuyển file Word sang PDF trên trang web iLovePDF thực hiện đơn giản như sau:
Bước 1: Truy cập trang web https://www.ilovepdf.com/vi/word-sang-pdf
Bước 2: Nhấn nút “Chọn tệp WORD” để tải lên tệp Word cần chuyển đổi.
Bước 3: Sau khi tải lên tệp, nhấn nút “Chuyển sang PDF” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Bước 4: Khi quá trình hoàn tất, nhấn nút “Tải xuống PDF” để tải về tệp PDF đã được chuyển đổi.
Quy trình này cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi các tệp Word (DOC, DOCX) sang định dạng PDF. Trang web cung cấp giao diện trực quan và thân thiện người dùng, giúp thực hiện việc chuyển đổi một cách nhanh chóng và đơn giản.
4.2. SmallPDF
Trang web SmallPDF cung cấp một giải pháp đơn giản và hiệu quả để chuyển đổi các tệp Word sang định dạng PDF. Điểm đặc biệt của SmallPDF là người dùng chỉ có thể chuyển đổi tối đa 2 tệp mỗi ngày, nhằm đảm bảo tính riêng tư và an toàn cho dữ liệu của người dùng.
Cách chuyển file Word sang PDF trên trang web SmallPDF cũng đơn giản tương tự:
Bước 1: Truy cập trang web smallpdf.com và nhấn vào biểu tượng mũi tên để chọn nguồn tải file Word lên.
Bước 2: Chọn tệp Word cần chuyển sang PDF, sau đó nhấn Open và đợi quá trình chuyển đổi hoàn tất.
Bước 3: Khi quá trình hoàn tất, bạn có thể xem trước tệp PDF đã được chuyển đổi trong mục PDF Preview. Nếu hài lòng, nhấn Tải file xuống để lưu tệp PDF về máy.
4.3. pdfonline.com
Trang web PDFOnline cung cấp một công cụ tiện ích để người dùng có thể nhanh chóng chuyển đổi các tệp Word sang định dạng PDF. Với giao diện dễ sử dụng, quy trình chuyển đổi trên PDFOnline diễn ra vô cùng đơn giản.
Cách chuyển file Word sang PDF trên https://pdfonline.com/ đơn giản như sau:
Bước 1: Truy cập trang web PDFOnline.com và tìm đến công cụ chuyển đổi Word sang PDF.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng tải file lên, sau đó chọn tệp Word cần chuyển đổi và nhấn Open.
Bước 3: Đợi trong vài phút để hệ thống của PDFOnline hoàn thành quá trình chuyển đổi.
Bước 4: Khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy một biểu tượng 3 chấm, hãy nhấn vào đó và chọn Download. Trong hộp thoại mới hiện ra, nhấn nút Save để tải tệp PDF đã được chuyển đổi về máy tính của bạn.
4.4. Online Convert
Online Convert là một trong những trang web hàng đầu khi it đến việc chuyển đổi các định dạng tệp tin. Với công cụ chuyển đổi Word sang PDF, người dùng có thể thực hiện quá trình này một cách nhanh chóng và đơn giản.
Để chuyển đổi tệp Word sang PDF trên Online Convert, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập trang web onlineconvert.com và tìm đến công cụ chuyển đổi Word sang PDF.
Bước 2: Nhấn vào nút “Choose Files” để mở và chọn tệp Word cần chuyển đổi.
Bước 3: Sau khi tệp được tải lên, hãy nhấn vào nút “Start conversion” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Bước 4: Đợi vài giây để Online Convert hoàn tất việc chuyển đổi, sau đó nhấn vào nút “Save” để tải tệp PDF đã được chuyển đổi về máy tính của bạn.
4.5. Convertio
Convertio là một nền tảng trực tuyến đa năng, cho phép người dùng thực hiện các tác vụ chuyển đổi tệp tin từ định dạng này sang định dạng khác một cách dễ dàng. Một trong những tính năng nổi bật của Convertio là khả năng chuyển đổi tệp Word sang PDF, với quy trình vô cùng đơn giản.
Để chuyển đổi một tệp Word sang PDF trên Convertio, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập trang web Convertio.co và tìm đến công cụ chuyển đổi Word sang PDF.
Bước 2: Nhấn vào nút “Chọn Tập tin” để mở và chọn tệp Word cần chuyển đổi.
Bước 3: Sau khi tệp được tải lên, hãy nhấn vào nút “Chuyển đổi” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Bước 4: Chờ đợi trong vài giây cho đến khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, sau đó nhấn vào nút “Tải về” để lưu tệp PDF đã được tạo ra.
Một điểm đáng chú ý là Convertio cho phép chuyển đổi miễn phí tệp tin có dung lượng tối đa là 100MB. Đây là một lợi thế rất lớn so với một số công cụ chuyển đổi khác, giúp người dùng có thể chuyển đổi các tệp tin lớn mà không cần phải trả phí.
4.6. sodapdf
Soda PDF là một công cụ chuyển đổi Word sang PDF miễn phí và tiện dụng trực tuyến. Với Soda PDF, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các tài liệu Word (.doc, .docx) thành tệp PDF chỉ trong vài bước đơn giản.
Cách chuyển file Word sang PDF với Soda PDF như sau:
Bước 1: Truy cập https://www.sodapdf.com/word-to-pdf/
Bước 2: Nhấp vào “Choose File” để tải lên tài liệu Word từ máy tính của bạn, hoặc kéo và thả tệp vào khung.
Bước 3: Sau khi tải lên, Soda PDF sẽ tự động chuyển đổi tệp Word thành PDF.
Bước 4: Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào “Download File” để lưu tệp PDF vào máy tính.
Điều tuyệt vời về Soda PDF là công cụ này hoàn toàn miễn phí và không yêu cầu bạn cài đặt phần mềm. Chỉ cần truy cập trang web, tải tệp lên và tải về tệp PDF đã chuyển đổi. Quá trình chuyển đổi nhanh chóng, đảm bảo định dạng và bố cục của tài liệu Word được giữ nguyên trong file PDF.
5. Hướng dẫn cách chuyển file Word sang PDF trên điện thoại
Ngoài các cách chuyển file Word sang PDF thông qua phần mềm, trang web online ở trên thì người dùng có thể chuyển đổi trực tiếp trên điện thoại của mình với các cách như sau:
5.1. iPhone
Chuyển đổi tệp Word sang PDF trên iPhone trở nên nhanh chóng và đơn giản với ứng dụng PDF Expert. Với những bước sau, bạn có thể thực hiện công việc này ngay trên chiếc điện thoại iPhone của mình.
Bước 1: Tải về và cài đặt ứng dụng PDF Expert từ App Store. Đây là một trong những công cụ PDF hàng đầu dành cho iOS.
Bước 2: Mở ứng dụng PDF Expert, sau đó nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc phải dưới của giao diện.
Bước 3: Chọn “Folder” để truy cập vào các tệp tin trên thiết bị của bạn, sau đó định vị tệp Word cần chuyển đổi.
Bước 4: Nhấn vào tệp Word, PDF Expert sẽ tự động chuyển đổi tệp này sang định dạng PDF.
Bước 5: Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn có thể lưu tệp PDF vừa tạo hoặc chia sẻ nó thông qua các ứng dụng khác trên iPhone.
Với PDF Expert, bạn không chỉ có thể chuyển đổi tệp Word sang PDF, mà còn thực hiện các thao tác như chỉnh sửa, ký điện tử, trích xuất văn bản và nhiều tính năng hữu ích khác ngay trên thiết bị di động của mình. Đây là giải pháp tuyệt vời để tăng năng suất và tối ưu hóa các công việc liên quan đến PDF trên iPhone.
5.2. Android
Chuyển đổi tài liệu Word thành PDF trên thiết bị Android đơn giản và nhanh chóng với các bước sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Word trên thiết bị Android của bạn.
Bước 2: Tìm tới tài liệu Word cần chuyển đổi sang PDF, sau đó nhấn vào biểu tượng ba chấm (⋮) ở góc phải trên cùng.
Bước 3: Từ menu hiện ra, chọn tùy chọn “In” (Ấn).
Bước 4: Trong mục “Chọn máy in”, hãy nhấn vào mũi tên bên cạnh và chọn “Lưu dưới dạng PDF”.
Bước 5: Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng “Lưu dưới dạng PDF” nằm bên phải.
Bước 6: Chọn thư mục hoặc vị trí trên thiết bị Android để lưu tệp PDF, sau đó nhấn “Lưu” để hoàn tất quá trình chuyển đổi.
Bằng cách sử dụng chức năng “In” kết hợp với tùy chọn “Lưu dưới dạng PDF”, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các tài liệu Word sang định dạng PDF ngay trên thiết bị Android mà không cần cài đặt thêm bất kỳ ứng dụng nào khác. Điều này giúp tăng tính tiện lợi và linh hoạt khi làm việc với các tài liệu trên di động.
6. Tổng kết
Bài viết trên đã tổng hợp giới thiệu đến các bạn đọc nhiều cách chuyển file Word sang PDF nhanh chóng thông qua phần mềm, trang web, trên cả thiết bị điện thoại đơn giản. Hãy theo dõi Dchannel để tham khảo thêm nhiều mẹo vặt, thủ thuật hay về Word và PDF nhé.
“DI ĐỘNG VIỆT CHUYỂN GIAO GIÁ TRỊ VƯỢT TRỘI” luôn nỗ lực mang đến những sản phẩm và dịch vụ tối ưu, đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng. Cam kết về chất lượng sản phẩm và dịch vụ chu đáo từ Di Động Việt sẽ mang lại sự an tâm và tin tưởng cho khách hàng.
Xem thêm:
- Cách lưu file Word trên MacBook, lấy lại file chưa lưu và khôi phục file cũ đơn giản nhất
- Hướng dẫn Cách cài Windows 10, 11 trên MacBook bằng Boot Camp qua USB
- Cách giải nén File Rar trên MacBook miễn phí đơn giản nhanh nhất
- Hướng dẫn 2 cách đổi hình nền MacBook đơn giản nhanh nhất cho bạn
Di Động Việt
